Zatrudnienie cudzoziemca spoza UE wymaga od pracodawcy spełnienia szeregu formalności, określonych w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z dnia 20 kwietnia 2004r. (tj. z dnia 9 kwietnia 2008 r., Dz.U. Nr 69, poz. 415) oraz rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2009 roku w sprawie wydania zezwolenia na pracę cudzoziemca (Dz. U. z 2009 roku Nr 16, poz. 84).
Zgodnie z przepisami istnieje 5 typów zezwoleń na pracę cudzoziemców na terytorium RP: typ A, typ B, typ C, typ D oraz typ E. Podstawowy typ A dotyczy sytuacji, gdy cudzoziemiec wykonuje pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie umowy z pracodawcą, którego siedziba, miejsce zamieszkania, oddział, zakład lub inna forma działalności znajduje się na terytorium RP. W taki przypadku pracodawca musi wystąpić o zezwolenie na pracę cudzoziemca do wojewody właściwego ze względu na swoją siedzibę lub miejsce zamieszkania. Należy pamiętać o tym, iż wysokość wynagrodzenia, która będzie określona w umowie z cudzoziemcem nie może być niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku. Dodatkowo konieczne jest uprzednie uzyskanie i załączenie do wniosku informacji od właściwego starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy. Żeby uzyskać taką informację należy złożyć wraz z wnioskiem o jej wydanie krajową ofertę pracy we właściwym urzędzie pracy. Starosta wydaję informację, o której mowa, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia złożenia oferty w powiatowym urzędzie pracy, jeżeli z analizy rejestrów bezrobotnych i poszukujących pracy nie wynika możliwość zorganizowania rekrutacji lub nie dłuższym niż 14 dni od dnia złożenia oferty w przypadku organizowania rekrutacji wśród bezrobotnych i poszukujących pracy. Uzyskanie takiej informacji nie jest konieczne w przypadku gdy zawód, w którym cudzoziemiec ma wykonywać pracę lub rodzaj pracy znajduje się w ustalonym przez wojewodę wykazie zawodów i rodzajów pracy, w stosunku do których nie ma takiej konieczności. Dotyczy to zawódów poszukiwanych na lokalnym rynku pracy.
Do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca pracodawca musi też załączyć
a) aktualny na dzień składania wniosku odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru albo wyciąg z ewidencji działalności gospodarczej – w przypadku gdy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub podmiot prowadzący działalność gospodarczą,
b) kopię dowodu osobistego lub kopię wypełnionych stron z danymi z dokumentu podróży – w przypadku gdy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy przez cudzoziemca jest osoba fizyczna,
c) kopię umowy spółki – w przypadku gdy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy przez cudzoziemca jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji lub
d) kopie aktów notarialnych o zawiązaniu spółki – jeżeli podmiotem powierzającym wykonywanie pracy przez cudzoziemca jest spółka akcyjna w organizacji,
e) kopię wypełnionych stron z danymi z dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek,
a w przypadku jeśli odrębne przepisy uzależniają możliwość zajmowania określonego stanowiska, wykonywania danego zawodu lub prowadzenia innej działalności od uzyskania zgody właściwej instytucji:
f) kopię dokumentów potwierdzających wypełnienie przez cudzoziemca tych wymagań.
Opłata od wniosku wynosi 50 zł, w przypadku wniosku o zezwolenie na pracę na okres do 3 miesięcy i 100 zł, w przypadku wniosku o zezwolenie na pracę na okres powyżej 3 miesięcy.
Zezwolenie na pracę jest wydawane zasadniczo na czas określony, nie dłuższy niż 3 lata. Może być jednak przedłużane. Określa ono podmiot powierzający wykonywanie pracy przez cudzoziemca i stanowisko lub rodzaj pracy wykonywanej przez cudzoziemca oraz okres ważności zezwolenia. Jest wydawane w trzech egzemplarzach, z których dwa otrzymuje podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi.