grudzień 2014

Każde przedsiębiorstwo ma na co dzień do czynienia z dużą ilością dokumentacji. Jest ona nieodłączną częścią prowadzenia jakiejkolwiek działalności. Korespondencja, dokumenty, sprawozdania, raporty, faktury, umowy, protokoły, regulaminy, rejestry, akta, uchwały zarządu, nośniki elektroniczne i wiele innych – to wszystko musi być przechowywane w sposób kompletny i uporządkowany według jasno określonych kryteriów, aby zapewnić stałą kontrolę nad przepływem dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa. Dodatkowo, wspomniana dokumentacja powinna być przechowywana w taki sposób, by każdy uprawniony, w razie potrzeby mógł,  bez większego problemu się z nią zapoznać . Konieczne jest więc stworzenie w przedsiębiorstwie tzw. ładu dokumentacyjnego. Ład dokumentacyjny jest w dużej części regulowany odpowiednimi przepisami, jednakże w części zależy także od aktualnych potrzeb zarządzania przedsiębiorstwem. Do przepisów regulujących tę tematykę zaliczyć należy m. in. ordynację podatkową, ustawę o rachunkowości, prawo budowlane, ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz wiele innych przepisów odnoszących się do koncesji, zezwoleń, ubezpieczeń społecznych czy kwestii pracowniczych. Niemal każda nowa ustawa czy rozporządzenie wprowadza kolejne wymogi związane z tworzeniem, zabezpieczeniem i przechowywaniem dokumentów.  Każde przedsiębiorstwo może dodatkowo kształtować ład dokumentacyjny w sposób, jaki najlepiej pasuje do jego potrzeb. Może to czynić za pomocą wewnętrznych regulacji takich jak  np. instrukcje czy regulaminy. Ponadto różne rodzaje dokumentacji podlegają zróżnicowanym okresom przechowywania. Dla przykładu, ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przewiduje wieczyste przechowywanie materiałów stanowiących narodowy zasób archiwalny. W odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej okresy przechowywania określone są w ustawach szczegółowych i zależą od rodzaju i przeznaczenia danego dokumentu. Ze względu na rozległość problematyki wskażę jedynie klika przykładów ukazujących różnorodność podejścia w zakresie  przechowywania dokumentacji. W odniesieniu do dokumentów korporacyjnych – spółka oraz jej nabywca (następca prawny) są obowiązani przechowywać księgi i dokumenty Spółki w sposób nieprzerwany w całym okresie istnienia Spółki oraz po jej rozwiązaniu. Dokumenty korporacyjne obejmują w szczególności: umowę spółki i jej zmiany; protokoły ze zgromadzeń wspólników i uchwał wspólników; protokoły z posiedzeń zarządu i uchwał zarządu; protokoły z posiedzeń rady nadzorczej i uchwał rady nadzorczej; księgi protokołów i zgromadzeń; akta struktury organizacyjnej; inne dokumenty związane ze sprawami korporacyjnymi. Odnośnie dokumentów  związanych z ubezpieczeniem społecznym płatnik składek ubezpieczeniowych jest zobowiązany przechowywać kopie wszelkich deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Spośród dokumentów księgowych należy przechowywać stale zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe. W odniesieniu natomiast do poszczególnych zbiorów wprowadzono zróżnicowane okresy przechowywania w większości przypadków co najmniej 5 letnie np. dla ksiąg rachunkowych czy dowodów księgowych dotyczących rozpoczętych wieloletnich inwestycji, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – obowiązuje okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. Najkrótsze okresy przechowywania spośród  dokumentów księgowych przewidziano dla rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. Okresy przechowywania określone powyżej biegną od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Wymogi powyższe dotyczą zarówno dokumentacji prowadzonej w formie papierowej jak i elektronicznej. Jeśli chodzi o dokumenty podatkowe spółka jako płatnik, jest obowiązana przechowywać dokumenty podatkowe do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Odnosi się to zarówno  do ksiąg podatkowych i dokumentów związanych z ich prowadzeniem jak i kopii wystawionych rachunków, faktur VAT, faktur korygujących i oryginałów otrzymanych rachunków, faktur VAT, faktur korygujących jak również ich duplikatów. Także ewidencja prowadzona dla celów rozliczania podatku VAT oraz wszystkie inne dokumenty związane z tym rozliczaniem powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin przedawnienia dla ogólnych zobowiązań podatkowych wynosi 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Ponieważ jednak przepisy Ordynacji podatkowej przewidują możliwość zawieszenia biegu terminów przedawnienia lub przerwania tego biegu (nawet wielokrotnie), najbezpieczniej jest przechowywać w/w dokumenty przez okres 10 lat, licząc od końca roku podatkowego, którego dotyczą. Po 10-letnim okresie przechowywania, przed zniszczeniem dokumentacji, należy wcześniej zbadać, czy rzeczywiście nastąpiło przedawnienie zobowiązania podatkowego z roku podatkowego, którego dotyczą dane dokumenty oraz księgi. Dokumenty oraz księgi prowadzone według przepisów ustawy o rachunkowości oraz jednocześnie według przepisów podatkowych powinny być przechowywane przez dłuższy okres, tak aby nie naruszać przepisów Ordynacji podatkowej (tj. przez okres 10 lat). Dokumentacja celna powinna być przechowywana prze okres 5 lat, licząc od końca roku zakończenia odpowiedniej procedury celnej. Jeszcze raz podkreślenia wymaga przykładowy charakter przywołanych okresów przechowywania. Przedsiębiorca może mieć pewność prawidłowości działań dopiero po uwzględnieniu wszystkich rodzajów dokumentacji. Często w praktyce pojawia się jednak problem stosowania odpowiednich przepisów, gdy z jednej strony przepisy prawa nakazują usunięcie danych, a z drugiej konieczne jest ich przechowywanie. Przykładem może być zakończenie świadczenia usługi w internecie przez portal. Usługobiorca/użytkownik może zwrócić się wówczas do usługodawcy z żądaniem usunięcia swoich danych osobowych. W takim przypadku dane te zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych powinny zostać przez usługodawcę usunięte lub zanonimizowane. Jednym z pytań, które może się wówczas pojawić jest: czy obowiązek usunięcia danych obejmuje także sporządzone backup-y oraz archiwalne kopie zapasowe (np. spakowane zrzuty baz danych, służące do archiwizacji, jak też kopie baz danych wykonane na wypadek wystąpienia awarii) lub loga systemowe, w których mogą być zapisywane takie dane osobowe (np. historia zmian wykonana przez administratorów lub użytkowników). Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (u.o.d.o.) przez usunięcie danych  rozumie się zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą. Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych nie różnicują danych osobowych z uwagi na to czy ich przetwarzanie, w tym przechowywanie następuje za pomocą narzędzi informatycznych, umożliwiających bezpośrednie i natychmiastowe przetwarzanie i dostęp do danych, czy w ramach sporządzanych backup-ów, kopii zapasowych czy log systemowych. U.o.d.o. ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych zarówno w kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i w innych zbiorach ewidencyjnych, jak też w systemach informatycznych, także w przypadku przetwarzania danych poza zbiorem danych. Przetwarzanie danych obejmuje zgodnie z brzmieniem