Zawsze w przypadku stwierdzenia wystąpienia szkody, najważniejsze jest podjęcie działań po to by zminimalizować jej wielkość oraz nie dopuścić do dalszego powiększenia jej rozmiaru. Równocześnie ważne jest ustalenie charakteru i wysokości szkody, sprawcy zdarzenia, a także zabezpieczenie potencjalnych dowodów, zarówno osobowych, (ustalenie imion, nazwisk i adresów świadków, spisanie ich oświadczeń) jak i takich jak np. nagrania z kamer, zdjęcia, zapisy dźwiękowe lub notatki i wiadomości, także elektroniczne, wysłane lub otrzymane w związku ze zdarzeniem.
Szkoda może mieć różne źródło i różną przyczynę, co w połączeniu z dostępną wiedzą oraz możliwościami udowodnienia przebiegu zdarzenia, faktycznie warunkuje czy i na jakich zasadach można domagać się jej naprawienia. Ma to także wpływ z punktu widzenia zawartych umów ubezpieczeniowych i dopełnienia warunków, od których zależy wypłata odszkodowania przez ubezpieczyciela oraz jego wysokość. Czasem szkoda stanowi wynik działania siły wyższej i może wystąpić nawet przy zastosowaniu odpowiednich środków technicznych i dołożeniu należytej staranności ze strony przedsiębiorcy oraz zatrudnionego personelu. Niekiedy szkoda jest wynikiem szeregu czynników, z których niektóre dają podstawy do domagania się odszkodowania lub wypłaty ubezpieczenia, a inne nie. Ich wpływ musi być wówczas odpowiednio udokumentowany i oceniony, co w konsekwencji będzie wiązało się z możliwością i wysokością ewentualnego odszkodowania.
W pewnych sytuacjach szkoda jest wynikiem zaniedbań właściciela lokalu lub budynku, w innych prowadzącego działalność w lokalu. To zasadniczo różne sytuacje, a dla określenia wzajemnych praw i obowiązków znaczenie może mieć treść zawartej umowy najmu lokalu. Szkoda może być też wyrządzona przez samych pracowników firmy, która działa w lokalu, może być skutkiem działania innej firmy, w sąsiednim lub przyległym lokalu, albo lokalu położonym w tym samym budynku, ale na innej kondygnacji, może wreszcie być wyrządzona przez klientów danej firmy albo zupełnie przypadkowe osoby. Źródłem szkody mogą być także zwierzęta stanowiące własność innych osób lub dzikie i to zarówno podlegające, jak i nie podlegające ochronie. Szkoda wreszcie może być związana np. z działalnością zakładów położonych gdzie indziej, czy też z funkcjonowaniem przedsiębiorstw dostarczających wodę, prąd, gaz i inne ‘media’.
Każdy z opisanych przypadków, a nie jest to bynajmniej wyliczenie całkowite i zupełne, różni się w istotny sposób od pozostałych, co ma wpływ na możliwość i wysokość ewentualnego odszkodowania. Także umowy ubezpieczeniowe i stanowiące zwykle ich część ogólne warunki ubezpieczeń, nie tylko różnią się zakresem ewentualnej ochrony i warunkami, od których spełnienia zależy wysokość i możliwość ewentualnego odszkodowania, ale nadto przy podobnym zakresie ochrony zawierają liczne odmienności.
W każdym jednak niemal wypadku należy pamiętać o zachowaniu pewnych podstawowych zasad i reguł postępowania. Są one następujące. Po pierwsze należy się zorientować czy na skutek zdarzenia jakakolwiek osoba nie potrzebuje pomocy, w szczególności czy jej życiu lub zdrowiu nie zagraża niebezpieczeństwo. O ile tak jest należy rozpocząć akcję ratowniczą i wezwać odpowiednie służby. Brak udzielenia pomocy osobie, której życiu lub zdrowiu zagraża niebezpieczeństwo może, zależnie od okoliczności, skutkować przyjęciem, iż osoba, która dopuściła się tego zaniechania, popełniła przestępstwo. Należy też zabezpieczyć miejsce zdarzenia w taki sposób, by nie istniało ryzyko niebezpieczeństwa dla życia lub zdrowia innych osób.
W następnej kolejności trzeba podjąć czynności konieczne do tego by rozmiar szkody nie ulegał zwiększeniu, a w miarę możliwości również takie, których natychmiastowe podjęcie pozwoli zmniejszyć rozmiar szkody. Chodzi tu także o to by sprawca lub ubezpieczyciel nie mogli powoływać się na to, że poszkodowany przyczynił się do powstania lub zwiększenia szkody, co może polegać również na zaniechaniu czynności, których podjęcia przez niego można by rozsądnie oczekiwać w takiej sytuacji.
Kolejnym krokiem powinno być ustalenie co dokładnie się zdarzyło, kto był sprawcą zdarzenia i jakie dowody mogą pozwolić na odtworzenie przebiegu zdarzenia, ustalenie osoby sprawcy oraz wykazania związku przyczynowego między zachowaniem sprawcy, a szkodą. Z umowy ubezpieczenia lub ogólnych warunków ubezpieczenia, może wynikać w jakim terminie i w jaki sposób należy zgłosić szkodę ubezpieczycielowi i w jaki sposób należy udokumentować zdarzenie. W każdym wypadku należy liczyć się z koniecznością dochodzenia swoich praw na drodze sądowej. Wskazane jest, w możliwie krótkim czasie, zasięgnięcie fachowej porady prawnej, a stosownie do okoliczności, również udzielenie pełnomocnictwa adwokatowi lub radcy prawnemu do reprezentacji.
Pomoc ta, wbrew obiegowej opinii, jest nie tylko ważna w przypadku sporu i skierowania sprawy do sądu, często jest równie ważna albo jeszcze ważniejsza na etapie pierwszych czynności po nastąpieniu zdarzenia i przy wszelkich pertraktacjach ugodowych ze sprawcą zdarzenia oraz przy zawarciu ewentualnej ugody z nim lub z ubezpieczycielem. Także bowiem z ubezpieczycielem można toczyć negocjacje i dążyć do weryfikacji przez niego zajętego stanowiska. Chociaż zwykle ubezpieczony otrzymuje stanowisko ubezpieczyciela, w formie, z której ma wynikać, że nie ma od niego odwołania, jest to jednak często zabieg psychologiczny, mający na celu wywołanie u ubezpieczonego przekonania, że z ubezpieczycielem się nie dyskutuje. Nie jest to prawda, ale wymaga to zazwyczaj jeszcze lepszego przygotowania, w tym prawniczego, niż ewentualne negocjacje lub spór z samym sprawcą zdarzenia.
W każdym wypadku nastąpienia szkody należy pamiętać o ustawowych terminach przedawnienia. Upływ terminu przedawnienia sam w sobie nie powoduje wygaśnięcia roszczenia, dłużnik jednak może jednak powołać się na przedawnienie, w szczególności w sporze sądowym, co będzie skutkowało oddaleniem powództwa. Należy temu wcześniej przeciwdziałać, w szczególności podejmując czynności, które zgodnie z przepisami powodują przerwę biegu przedawnienia. Bieg przedawnienia przerywa się przez każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia; przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje; a nadto przez wszczęcie mediacji. Jak wynika z powyższego, powstanie szkody to kłopot dla prowadzącego lokal nie tylko w chwili jej wystąpienia, ale też szereg czynności i działań, które będą musiały być podejmowane i dobrze przygotowywane jeszcze długo później.