Zamawiający przed udzieleniem zamówienia publicznego mają możliwość przeprowadzenia dialogu technicznego.
Z niezobowiązujących, wstępnych konsultacji rynkowych w skali kraju, przy zamówieniach o wartości poniżej progów UE, od początku bieżącego roku kalendarzowego do końca kwietnia skorzystało zaledwie 0,09% zamawiających roboty budowlane (przeprowadzono 13 dialogów technicznych), 0,24% zamawiających dostawy (odpowiednio 47) oraz 0,19% zamawiających usługi (33). 

Brak jest po stronie zamawiających zainteresowania tym środkiem prawnym, ale paradoksalnie wprowadzenie tej instytucji było bardzo potrzebne. Zamawiający „od zawsze” mieli duże opory przed jakimkolwiek kontaktem z potencjalnymi wykonawcami, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia. Instytucja dialogu technicznego mimo wszystko może im pomóc je przezwyciężyć.

Łącznie w tym roku w Polsce przeprowadzono 93 dialogi techniczne (0,18% postępowań). Dla porównania w drugim półroczu w skali kraju przeprowadzono 36 konsultacji w zakresie robót budowlanych, 69 w zakresie dostaw i 63 w zakresie usług.

Czemu służy dialog techniczny?

Dialog techniczny został wprowadzony do ustawy prawo zamówień publicznych na początku 2012 r., choć mógł być wcześniej prowadzony w oparciu o dyrektywę 2004/17/WE, tzw. Dyrektywę sektorową). Jest to platforma komunikacji pomiędzy zamawiającym i doradcami, którymi mogą być i najczęściej są podmioty zainteresowane otrzymaniem w przyszłości zamówienia publicznego. Umożliwia zamawiającemu określenie czynników determinujących techniczną jakość czy ekonomiczną wartość zamówienia publicznego, zdefiniowanie najlepszych i najnowszych rozwiązań technicznych, organizacyjnych i ekonomicznych, promocję innowacji, wspieranie rozwiązań proekologicznych, nowoczesnych, wreszcie określenie optymalnych kryteriów oceny ofert.

Odformalizowanie i elastyczność dialogu technicznego

Zamawiający ma trzy podstawowe obowiązki: ogłosić na swojej stronie internetowej o zamiarze skorzystania z dialogu technicznego, udokumentować jego przebieg (wystarczy opisać w formie elektronicznej np. najważniejsze punkty spotkania z doradcami, ponieważ nie są to działania po rozpoczęciu postępowania o udzielenie zamówienia i nie jest wymagana forma pisemna) oraz określić w ogłoszeniu zamówienia jaki wpływ miały konsultacje rynkowe na określenie przedmiotu zamówienia, SIWZ i umowę.

Zamawiający nie ma obowiązku przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia, gdy przeprowadził dialog techniczny. Może być on prowadzony nawet w sytuacji, gdy budżet projektu nie jest formalnie zatwierdzony. Zamawiający nie ma obowiązku dopuszczenia wszystkich podmiotów, które chcą wziąć udział w dialogu a podmioty te nie mają środków prawnych, żeby domagać się uwzględnienia ich opinii. Ustawa milczy odnośnie poniesienia kosztów dialogu technicznego. Dla rozwiania wątpliwości zamawiający powinien w ogłoszeniu o dialogu określić, że doradcom nie przysługuje wynagrodzenie.

W żadnym przypadku nie ma obowiązku przeprowadzania dialogu technicznego. W praktyce SIWZ specyfikacja istotnych warunków zamówienia  jest przygotowywana we własnym zakresie przez pracowników zamawiającego lub po przeprowadzeniu na zasadach ogólnych (w zależności od wartości zamówienia) odpłatnych ekspertyz. Można i warto przeprowadzić dialog techniczny i dopiero jeśli wyniki nie są satysfakcjonujące dla zamawiającego, ponieważ nie uzyskał informacji, których oczekiwał może on zlecić dokonanie odpłatnej analizy.

Mimo, iż dialog pozostawia wiele dowolności dla zamawiającego warto, żeby  dodatkowo rzeczowo określił on w ogłoszeniu o dialogu w jaki sposób, w jakiej formie, w jakich terminach będą zbierane opinieoraz na jakich zasadach będą odbywały się spotkania z konsultantami. Powinien również poinformować gdzie będą udostępniane i czy będą w ogóle praktykowane indywidualne odpowiedzi.

Uniwersalna formuła dialogu

Obecnie zamawiający najczęściej dokonują np. oceny potrzeb w zakresie sprzętu IT wyłącznie w oparciu o własne ograniczone zasoby. Wiemy jednak, że możliwość kontaktu z klientem („zamawiającym”) nierzadko mogłaby mobilizować potencjalnego wykonawcę do bezpłatnego doradztwa w ramach dialogu technicznego.

Inną metodą jest zamówienie od razu płatnych usług przygotowania SIWZ od strony merytorycznej, bez przeprowadzania dialogu. Przy zakupie np. urządzeń o znacznym stopniu skomplikowania, w globalnym rozliczeniu, wiedza zamawiającego pozyskana w czasie konsultacji rynkowych pozwoliłaby dokonać oszczędności czy uniknąć nieefektywnego kryterium oceny ofert wyłącznie ze względu na cenę. Zaledwie 4% wszystkich zamówień ma inne kryterium oceny ofert  niż wyłącznie cena.

Podstawa prawna ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 zpóźn. zm.) art. 31 a – c art. 96 ust. 2

logo-footer