Podpisany list intencyjny, wskazujący na zamiar zawarcia umowy, może stać się podstawą do dochodzenia rekompensaty.
Podejmując negocjacje z kontrahentami, przedsiębiorcy coraz częściej spotykają się z prośbą lub nawet koniecznością podpisania listu intencyjnego. Instytucja ta, znajdująca swoje źródło w systemach prawa anglosaskiego, od początku lat 90. wraz z rozpoczęciem przez rodzime firmy współpracy handlowej z zagranicznymi partnerami zyskała sporą popularność. Podpisując listy intencyjne, firmy traktują je często jako niezobowiązujące potwierdzenia rozpoczęcia negocjacji lub podstawę do publikacji prasowych, opisujących ich rozwój. Zwykle bywa to zgodne z prawdą, jednak czasami może prowadzić do groźnych pomyłek.
Generalnie w obrocie gospodarczym należy rozróżnić dwa rodzaje listów intencyjnych. Pierwszy, to wskazane powyżej, niezobowiązujące potwierdzenie rozpoczęcia negocjacji handlowych, służące w rzeczywistości jako narzędzie promocji firmy w mediach lub wewnętrzny dokument potwierdzający skuteczność pracy działu handlowego. Można go nazwać listem „promocyjnym”.
Druga kategoria listów intencyjnych, to z kolei rozbudowane umowy precyzujące zakres wzajemnych stosunków stron. Do najczęściej stosowanych w tego typu listach intencyjnych klauzul należy zaliczyć m.in.:
- klauzule o poufności;
- klauzule o wyłączności na negocjacje;
- zasady ponoszenia przez strony kosztów przeprowadzania analiz i opinii;
- określenie zakresu prowadzonych negocjacji poprzez wskazanie kwestii ustalonych przez strony oraz kwestii, których ustalenie konieczne jest do zakończenia negocjacji zawarciem umowy;
- określenie osób upoważnionych do prowadzenia negocjacji, wraz z udzieleniem stosownych pełnomocnictw do zawarcia umowy (w wypadku, gdy są to osoby inne niż upoważnione do reprezentacji stron);
- klauzule o karach umownych
Powyższe klauzule niosą ze sobą skutki prawne identyczne ze zobowiązaniami zawartymi w „normalnych” umowach. Tego typu list intencyjny, podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji stron, powinien być traktowany jak każda inna umowa, a jedyna odrębność polega na fakcie braku świadczenia usług czy dostawy towaru. W większości wypadków jednak tego typu, „umowny” list intencyjny ograniczać się będzie do określenia zakresu negocjacji oraz klauzuli poufności, obejmującej tajemnicę przekazywanych wzajemnie informacji, wraz ze wskazaniem kar umownych należnych w wypadku naruszenia zobowiązania o poufności.
Pomimo wydawałoby się jasnego podziału listów intencyjnych na „promocyjne” i „umowne”, nie tylko ta druga kategoria listów intencyjnych niesie ze sobą wymierne skutki prawne dla stron. Za zasadny (choć kwestionowany przez część przedstawicieli doktryny prawa) należy uznać wniosek, iż każdorazowo, bazując na podpisanym liście intencyjnym, wskazującym na zamiar zawarcia przez strony umowy, można dochodzić rekompensaty – w wypadku nierzetelnego zachowania drugiej strony. Jej wysokość winna pokrywać szkodę poniesioną przez to, że poszkodowany liczył na zawarcie umowy. W ramach tak określonej szkody można kwalifikować m.in. koszt obsługi prawnej, dojazdów, a pod pewnymi warunkami, nawet stratę poniesioną przez to, iż licząc na zawarcie negocjowanej umowy, poszkodowany np. rezerwując moce przerobowe, nie podpisał kontraktu z inną firmą.
Za podstawy do określenia odpowiedzialności odszkodowawczej nielojalnego partnera należy uznać m. in. następujące zachowania:
- pierwotna niemożliwość zawarcia umowy (np. kontrahent, rozpoczynając negocjacje, nie posiadał towaru i nie miał możliwości jego pozyskania);
- prowadzenie negocjacji pomimo braku zamiaru zawarcia umowy (np. mające na celu blokowanie kontrahenta w zakresie możliwości zaoferowania usług czy towarów konkurencji);
- nieuzasadnione odstąpienie od negocjacji (np. po ustaleniu części istotnych postanowień umowy zerwanie dalszych negocjacji).
Powyższy wniosek pozwala nadać listom intencyjnym, inaczej niż w wymienionych na wstępie systemach prawa anglosaskiego, skutki prawne wykraczające poza treść zawartych w nich wzajemnych zobowiązań. Co więcej, pozwala także na zabezpieczenie się przed skutkami lekkomyślnego traktowania procesów negocjacyjnych wyłącznie jako wsparcia dla prowadzonych w mediach działań promocyjnych.