W myśl art. 111 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Sankcją za niedotrzymanie tego nakazu będzie pozbawienie podmiotu – do czasu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas – prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę stanowiącą równowartość 30 % kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Z literalnego brzmienia przepisu wynikałoby, że procent powyższy liczy się od całości podatku naliczonego zawartego w fakturach zakupowych. Byłaby to jednak kara zbyt dotkliwa więc przyjęło się, że owe 30% odnosi się do podatku naliczonego związanego ze sprzedażą, która powinna być ewidencjonowana przez kasę fiskalną – np. wyroki NSA z 22 czerwca 2001 r., I SA/Gd 2568/98, i z 11 kwietnia 2001 r., SA/Bk542/00. Rozstrzygnięcia te zapadły jeszcze w okresie obowiązywania poprzedniej ustawy o VAT, ale organy podatkowe akceptują je również i na gruncie aktualnego stanu prawnego (np. interpretacja z 18 maja 2006 r. Drugiego Urzędu Skarbowego w Kielcach, OG-005/50/PP/443/ 28/2006).
Uchybianie obowiązkom ewidencyjnym penalizowane jest przez Kodeks Karny Skarbowy.
Stosownie do art. 53 § 21 KKS księgami są:
1) księgi rachunkowe,
2) podatkowa księga przychodów i rozchodów,
3) ewidencja,
4) rejestr,
5) inne podobne urządzenia ewidencyjne, do których prowadzenia zobowiązuje ustawa, a w szczególności zapisy kasy rejestrującej.
Natomiast kto wbrew obowiązkowi:
– nie prowadzi księgi,
– nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi – w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych (kwalifikowane jako przestępstwo). W wypadku mniejszej wagi sprawca podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe (art. 60 KKS). Dodatkowo, co jest oczywistą konsekwencją braku kasy, niewydanie paragonu wyczerpuje znamiona czynu zabronionego określonego w art. 62 KKS. Karze grzywny do 180 stawek dziennych (czyli również za przestępstwo) podlega bowiem ten, kto wbrew przepisom dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.