Czy w ewidencji przebiegu pojazdu (prywatny samochód osobowy) wpisuje tylko te trasy, które związane były z prowadzoną działalnością gospodarczą, czy też wszystkie wyjazdy łącznie z prywatnymi – aby zachowana była ciągłość przebiegu? W prowadzonej działalności gospodarczej można używać prywatnego samochodu osobowego, traktując wydatki z nim związane jako koszt uzyskania przychodu. Jeżeli samochód jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych podatnika wtedy wszystkie wydatki związane z danym samochodem, przy zachowaniu ogólnych warunków (np. zależności z przychodem), stanowią koszt uzyskania przychodu. Jeżeli nie zdecydujemy się na wprowadzenie samochodu do ewidencji wtedy wydatki związane z jego eksploatacją można uwzględnić do kosztów uzyskania przychodu jedynie do określonego limitu.
Aby powyższe wydatki związane z eksploatacją samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu koniecznym jest spełnienie następujących warunków:
– samochód wykorzystywany jest dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzonej przez Podatnika,
– Podatnik musi wykazać bezpośredni związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, oraz to, iż jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu,
– wydatki faktycznie poniesione nie przekraczają kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach,
– w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu Podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja, o której mowa powyżej, powinna być przygotowana na koniec każdego miesiąca.
Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Należy pamiętać, że w razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Stosownie do treści art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Przepisy prawa nie wprowadzają innych wymogów, które ograniczałyby prawo zaliczenia wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego, nie stanowiącego środka trwałego firmy do kosztów uzyskania przychodu. Ponieważ przepisy podatkowe wskazują, że w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, podatnicy mają wątpliwości co należy wpisywać do takiej ewidencji, a w szczególności, czy należy ewidencjonować także prywatne jazdy. Na powyższe pytanie należy odpowiedzieć przecząco. Prywatne jazdy nie służą uzyskiwaniu przychodów, a przecież tylko tego rodzaju wydatki można uwzględniać w kosztach. Ponadto należy zwrócić uwagę na cytowany powyżej art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który wskazuje, że w ewidencji należy uwzględnić m.in. opis trasy i liczbę przejechanych kilometrów. Powyższa trasa powinna być związana z prowadzoną przez podatnika działalnością i to właśnie tego typu tras dotyczy przedmiotowa ewidencja, bo tylko wydatki związane z przychodami mogą być podstawą do wyliczenia limitu wynikającego z jazd samochodem prywatnym. Co więcej z przepisów dotyczących ewidencji przebiegu pojazdu nie wynika, iż ma być rejestrowany cały przebieg pojazdu, tylko przebieg związany z trasami pokonywanymi na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Konkludując, nie ma potrzeby zachowania ciągłości całkowitego przebiegu pojazdu.