Rozpoczynając negocjacje mające na celu zawarcie umowy, należy pamiętać o ochronie informacji ujawnianych drugiej stronie w czasie prowadzonych rozmów, w szczególności, jeżeli są to informacje o istotnym znaczeniu dla przedsiębiorcy. Aby zapobiec nieuprawnionemu ujawnianiu i rozpowszechnianiu informacji, konieczne jest zastrzeżenie poufności tych informacji.
Negocjacje
Zawieranie umów w trybie negocjacyjnym jest najczęściej spotykanym w praktyce sposobem zawierania umów w obrocie gospodarczym. W toku negocjacji strony niejednokrotnie ujawniają sobie nawzajem informacje, przekazują dokumenty, wzory, próbki, dane handlowe, technologiczne, finansowe itp., które mają dla nich istotne znaczenie, a ich ujawnienie (dalsze rozpowszechnienie) mogłoby wyrządzić stronie ujawniającej szkodę. Często ujawniane informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Dlatego też, rozpoczynając negocjacje, w czasie których może dojść do ujawnienia takich istotnych informacji, należy zastanowić się w jaki sposób najlepiej je chronić. Pomocny w tym zakresie jest art. 721 § 1 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym, jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej. Ochrona informacji ujawnianych w trakcie negocjacji została stosunkowo niedawno uregulowana wprost w ustawie (od 2003 r.). Tym samym w chwili obecnej rozpowszechnianie i wykorzystywanie dla własnych celów informacji uzyskanych w toku rokowań stanowi nie tylko działanie sprzeczne z dobrymi obyczajami, ale także może stanowić naruszenie przepisów prawa (umowy).
Zastrzeżenie poufności
Przedsiębiorca, który chce chronić informacje, powinien zastrzec ich poufność już na początku negocjacji. Zastrzeżenie może nastąpić zarówno w formie ustnej, jak i pisemnej, w drodze umowy wzajemnej albo jednostronnego oświadczenia strony. Najczęściej strony, rozpoczynając negocjacje, zawierają umowę o zachowaniu poufności. Strony, zgodnie z zasadą swobody umów, mogą w sposób dowolny sformułować treść takiej umowy, byleby jej treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Standardowa umowa o zachowaniu poufności powinna precyzyjnie określać, jakie informacje podlegają ochronie, w jakim celu mogą być wykorzystane, jakim podmiotom mogą być udostępnione, jakie są sankcje za naruszenie obowiązku zachowania poufności, w jaki sposób strony powinny postępować z informacjami poufnymi (np. zakaz zwielokrotniania), okres obowiązywania poufności.
Informacje
Poufność można zastrzec w odniesieniu do każdej informacji, której ujawnienie mogłoby przynieść szkodę uprawnionemu, niezależnie od tego, czy są to dane techniczne, organizacyjne, finansowe, czy innego jeszcze rodzaju. Niecelowe jest natomiast zastrzeganie poufności wobec danych powszechnie znanych. Dodatkowo, można zastrzec poufność prowadzenia negocjacji w ogóle, tak aby strony nie ujawniały informacji, iż negocjacje w celu zawarcia umowy są przez nich prowadzone.
Naruszenie i sankcje
W przypadku, gdy strona, której ujawniono informacje z zastrzeżeniem poufności, naruszyła zakaz poufności, tj. ujawniła lub przekazała osobie trzeciej, albo też wykorzystała dla własnych celów takie informacje, ponosi odpowiedzialność wobec strony, która zastrzegła poufność. Strona, której informacje zostały ujawnione, może żądać od drugiej strony naprawienia szkody (zarówno damnum emergens, jak i lucrum cessans) poniesionej na skutek ujawnienia przez nią informacji, przekazania jej innym osobom lub wykorzystania jej dla własnych celów. Chodzi o szkodę będącą normalnym następstwem takiego zachowania. Może także żądać wydania korzyści uzyskanych przez drugą stronę wskutek naruszenia poufności. Należy przy tym pamiętać, iż pracodawcy ponoszą odpowiedzialność za działania swoich pracowników. Z uwagi na fakt, iż w przypadku sporu pojawiają się trudności dowodowe w wykazaniu poniesionej szkody i jej rozmiarów, strony w umowie o zachowaniu poufności wprowadzają obowiązek zapłaty kary umownej na wypadek naruszenia poufności.
Tajemnica przedsiębiorstwa
Warto w tym miejscu także wspomnieć art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zgodnie z którym przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. Jeżeli zatem informacje, wobec których zastrzeżono poufność, są jednocześnie objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, podlegają one dodatkowej ochronie.