Od momentu ustanowienia na Białorusi ograniczeń dla realizacji płatności w walucie obcej, czyli od 2008 r. polscy przedsiębiorcy nie mieli możliwości współpracy na podstawie przedpłaty za dostarczone produkty z większością białoruskich przedsiębiorstw. Procedura uzyskiwania niezbędnego zezwolenia Narodowego Banku była utrudniona, a akredytywa jako środek płatniczy jest dość drogim instrumentem. Jest mało prawdopodobne, że zniesienie 12 maja 2015 roku tego ograniczenia radykalnie zmieni sytuację, gdyż tylko niewielka część białoruskich podmiotów gospodarczych posiada wolne środki, które są gotowi wycofać ze swojego obrotu jako przedpłatę.
Zaczynając współpracę bądź kontynuując relacje biznesowe należy bezwzględnie zawierany lub zawarty kontrakt od razu przejrzeć przez pryzmat potencjalnej ochrony swoich interesów. Należy zawczasu zatroszczyć się o takie warunki współpracy by w przypadku niewykonania swoich zobowiązań przez białoruskiego kontrahenta, ochrona sądowa swoich interesów okazała się skuteczną.
O to kilka wskazówek, które pomogą przedsiębiorcy przygotować się do zawarcia kontraktu z białoruskim partnerem.
Treść umowy
Według ustawodawstwa Republiki Białorusi, tekst umowy musi mieć co najmniej jedną wersję językową w języku urzędowym – czyli w rosyjskim lub białoruskim. Ale często, żeby treść umowy była jasna dla obu stron, strony starają się sporządzić jej dwujęzyczną wersję. Przy czym albo na język rosyjski tłumaczy się zaproponowany przez polską stronę tekst w języku polskim, albo, na odwrót, na język polski – zaproponowany przez białoruskiego kontrahenta tekst w języku rosyjskim. W praktyce często tłumaczeniem umów nie zajmują się prawnicy, a pracownicy działów eksportowych, którzy w większości przypadków nie znają terminologii prawniczej. Prowadzi to do tego, że uzgadniając treść umowy, polska strona uważa, że podpisuje umowę na swoich warunkach (czytając swoją polską wersję), a finalnie okazuję się że w związku z błędnym tłumaczeniem białoruska strona podpisuje umowę na swoich warunkach. Często strony nie ustalają, która wersja językowa jest więżąca. W związku z czym w przypadku sporządzenia dwujęzycznych umów, tłumaczenie musi być wykonane przez prawnika, przy czym lepiej żeby on znał się na terminologii prawniczej zarówno polskiego i białoruskiego prawa. Do tej reguły należy dodać ważne znaczenie określenia w umowie, która wersja językowa jest więżąca, którą najlepiej wybrać w zależności od tego, w którym języku będzie potencjalna rozprawa sądowa.
Odpowiedni wzoru umowy
Wraz z rozwojem technologii informacyjnych otrzymaliśmy szeroki dostęp do informacji, w tym – do prawniczej. Wiele tekstów oraz wzorów umów znajdują się w Internecie. Niestety, bezwarunkowe zaufanie informacji zawartych w zasobach internetowych często prowadzi do katastrofalnych rezultatów. Nie możemy zapominać, że za jakość informacji zawartych w Internecie często nikt nie ponosi odpowiedzialności. W związku z tym należy unikać wzorów umów z Internetu oraz innych wzorów kontraktów nie związanych z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej przez tego, konkretnego przedsiębiorcę.
Niezrozumiała treść umowy
Kolejnym problemem jest konsekwencja poprzedniego. Wiele wzorów umów posiada bardzo niejasna treść z użyciem terminów, które nie mają w umowie definicji i w związku z tym mogą być interpretowane w różny sposób, na niekorzyść jednej ze stron. Czasami sam kontrahent, chroniąc swój interes, może celowo wprowadzić do umowy niejasne albo nieklarowne zapisy (zwłaszcza w jego wersji językowej), które mogą być wykryte tylko przez doświadczonego prawnika. To dotyczy takich zwrotów jako np. „natychmiastowe” – ale gdzie jest podane kryterium natychmiastowości? Bądź „strona powiadomi drugą stronę” – nie konkretyzując, w jaki sposób (ustnie, pisemnie, albo być może poprzez rozmieszczenie na swojej stronie internetowej) i w przeciągu jakiego terminu będzie to powiadomienie.
Jedną z zasad prawidłowego kontraktu jest – nie stosowanie w umowie definicji, które nie są określone w umowie i mogą być traktowane w różny sposób.
Pisemna forma umowy
W praktyce, w wielu przypadkach, zawierając np. umowę sprzedaży (zwłaszcza jeżeli chodzi o cykliczne dostawy towaru), strony zapominają o tym, że na piśmie muszą być uzgodnione wszystkie istotne warunki umowy. Często przedmiot umowy nie określa konkretnej nazwy i ilości sprzedawanego towaru, co określa się w innym dokumencie – na przykład w specyfikacji, która sporządzona jest przez sprzedającego na podstawie zamówień (czasami ustnych) kupującego. To oznacza, specyfikacja zamówienia stanowi integralną część umowy, czyli jest umową w umowie, co oznacza, że musi być uzgodniona przez obie strony, o czym muszą świadczyć podpisy stron. Dodatkowo trzeba pamiętać, ze umowa musi być podpisana przez upoważnioną osobę. Nie ma konieczności żądać, żeby wszystkie dokumenty były podpisane wyłącznie przez dyrektora generalnego – to może być inna osoba – pracownik kontrahenta, ale on musi być upoważnionym do podpisu umowy poprzez: pełnomocnictwo, odpowiedni zapis w samej umowie lub w załączniku do niej. Stąd dla udanego sporu sądowego ( jeśli już do niego dojdzie) trzeba posiadać wszystkie dokumenty, z których będzie wynikało uzgodnienie przez strony wszystkich istotnych warunków w zależności od rodzaju umowy.
Wybór sądu i właściwego prawa do rozstrzygnięcia sporu
Wybierając sąd, który będzie rozpatrywał spór, powstały pomiędzy stronami, należy brać pod uwagę dalszą możliwość wykonania wyroku sądu. Na Białorusi dość skuteczne działają sądy arbitrażowe, które stwarzają możliwości obecności arbitrów, którzy znają języki obce. Kiedy zapadnie już decyzja sądu białoruskiego, łatwiej zrealizować postępowanie egzekucyjne. W przypadku obcego sądu, konieczna będzie dość skomplikowana procedura uznania wyroku sądu na terytorium Białorusi. I na odwrót. Jeżeli pozwanym będzie strona polska, to dzięki wyborze sądu białoruskiego, białoruski kontrahent będzie musiał przejść skomplikowaną procedurę uznania wyroku na terytorium Polski i to też korzystniej dla polskiego przedsiębiorcy.
Transport towaru
W większości przypadków polski przedsiębiorca, przekazując towar przewoźnikowi, nie uzyska od niego żadnego dokumentu, który świadczyłby o tym, że firma przewozowa (albo kierowca) jest upoważniony na odbiór towaru w imieniu albo na rzecz kupującego z Białorusi. To znaczy że faktycznie – według uznania sądu, towar został przekazany osobie nie uprawnionej, oraz brakuje należytego potwierdzenia spełnienia przez sprzedającego swoich obowiązków, a to skutkuje stwierdzeniem, że brak opłaty ze strony kupującego jest uzasadniony. Zwłaszcza, kiedy na rozprawie pozwany stwierdzi, iż nie otrzymał towaru, a z firmą przewozową się nie kontaktował. Białoruski sąd nie przejmuje praktyki przekazania towaru przewoźnikowi bez pełnomocnictwa, ponieważ na Białorusi przekazanie jakichkolwiek przeczy odbywa się na podstawie pełnomocnictwa. Został nawet opracowany wzór takiego pełnomocnictwa.
Stąd, w celu skutecznego rozpatrzenia sporu w sądzie, należy wcześniej dopilnować, żeby klient przekazywał kopię listu przewozowego z notatką o otrzymaniu towaru. Przewoźnik, który odbiera towar, musi mieć przy siebie pełnomocnictwo na odebranie towaru (to może być nawet skan-kopia, wysłana droga mailową), a kupujący musi przekazywać dokumentalne potwierdzenie odebrania rzez niego towaru.
Przedstawione powyżej błędy, których dopuszczają się polscy przedsiębiorcy zawierając kontrakty eksportowe to tylko wybrane, z pośród znacznie szerszej listy. Jednak przestrzeganie proponowanych zasad pozwoli polskiej stronie zabezpieczyć się we współpracy z białoruskim kontrahentem oraz otrzymać wyrok sądowy na swoją rzecz w przypadku sądowego rozpatrzenia sporu. Dodatkowo należy zaznaczyć że podane zasady mogą być stosowane również przy zawarciu kontraktów z rosyjskim kontrahentem, zwłaszcza kiedy współpraca przewiduje kredyt kupiecki.
Valeryia Jelenskaja
prawnik Departamentu Wschodniego w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy