Zgodnie z przepisami kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi świadectwo pracy. Przepisy nakazują pracodawcy wydać takie świadectwo niezwłocznie – czyli w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. W przypadku, kiedy wydanie świadectwa pracy w wyżej wskazanym terminie nie jest możliwe, przepis szczególny (§ 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania) dopuszcza możliwość wydania świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w terminie nieprzekraczającym 7 dni od zaistnienia zdarzenia nakładającego na pracodawcę obowiązek wydania tego dokumentu, niezależnie od uprzedniego rozliczenia się stron stosunku pracy. Pracodawca niestosujący się do treści art. 97 kodeksu pracy narażony jest na dwa rodzaje ujemnych konsekwencji. Po pierwsze, niewydanie przez pracodawcę świadectwa pracy niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy stanowi podstawę roszczeń odszkodowawczych pracownika na podstawie art. 99 § 1 i 2 k.p. oraz art. 471 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 k.p. Po drugie, pracodawca podlega wówczas karze grzywny nakładanej przez inspektora inspekcji pracy za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, której wysokość może wynosić od 1 000 do 30 000 tysięcy zł (art. 282 § 1 pkt 3 kp).

Pracodawca będzie jednak zobowiązany do zaspokojenia roszczenia pracownika o naprawienie szkody z tytułu niewydania świadectwa pracy tylko wówczas, gdy kumulatywnie wystąpią następujące przesłanki:

– pracodawca nie wyda świadectwa pracy w terminie,
– pracownik poniesie na skutek niewydania w terminie świadectwa pracy szkodę.

Pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności na drodze sądowej z tytułu naruszenia praw pracowniczych (niewydania świadectwa pracy) przez okres trzech lat od momentu, w którym nastąpiło wygaśnięcie lub rozwiązanie stosunku pracy. Po tym terminie roszczenia z tytułu szkody na skutek niewydania świadectwa pracy ulegną przedawnieniu. (art. 291 § 1 kp).