Business judgment rule i odpowiedzialność zarządu nabierają szczególnego znaczenia wtedy, gdy ambitna decyzja biznesowa kończy się stratą. W takiej sytuacji ocenie podlega nie tylko rezultat transakcji, ale również sposób przygotowania decyzji, dostępne informacje, analizy oraz jej właściwe udokumentowanie.
Business judgment rule i odpowiedzialność zarządu to temat, który staje się szczególnie istotny w przypadku decyzji podejmowanych pod presją czasu, przy wysokiej wartości transakcji lub znacznym poziomie ryzyka gospodarczego. Dopóki inwestycja rozwija się zgodnie z planem, sposób przygotowania decyzji rzadko znajduje się w centrum uwagi. Perspektywa zmienia się, gdy projekt przynosi stratę, a wcześniejsze działania zarządu zaczynają być szczegółowo analizowane.
Sama strata nie oznacza jeszcze, że decyzja biznesowa była nieprawidłowa. Prowadzenie działalności gospodarczej zawsze wiąże się z ryzykiem, a członkowie zarządu muszą mieć możliwość podejmowania decyzji, których rezultatu nie da się z góry zagwarantować. Zasada business judgment rule służy właśnie stworzeniu przestrzeni dla uzasadnionego ryzyka gospodarczego. Nie powinna być jednak rozumiana jako automatyczna ochrona przed odpowiedzialnością za każdą decyzję, która miała biznesowe uzasadnienie.
W praktyce szczególnego znaczenia nabiera proces decyzyjny. Istotne jest to, na jakich informacjach opierał się zarząd, jakie analizy były dostępne w chwili podejmowania decyzji i czy uwzględniono okoliczności, które przy danej skali transakcji powinny zostać poddane ocenie. Znaczenie ma również działanie lojalne wobec spółki. Taki sposób rozumienia business judgment rule jest spójny z materiałami CHWP dotyczącymi odpowiedzialności zarządu, które wskazują na rolę informacji, analiz i opinii przy ocenie decyzji biznesowej.
To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Inaczej należy oceniać decyzję, która okazała się nietrafiona pomimo rzetelnego przygotowania, a inaczej sytuację, w której zabrakło odpowiedniej analizy, nie zweryfikowano istotnego ryzyka albo nie zadbano o proces pozwalający wykazać przesłanki stojące za podjętym rozstrzygnięciem.
Business judgment rule i odpowiedzialność zarządu są szczególnie istotne przy transakcjach o dużej wartości. Przejęcie, sprzedaż istotnych aktywów czy decyzja dotycząca długoterminowego finansowania mogą mieć konsekwencje wykraczające daleko poza bieżący wynik finansowy. Im większa skala projektu i jego znaczenie dla spółki, tym istotniejsze staje się odpowiednie przygotowanie procesu decyzyjnego.
W takich sytuacjach dokumentacja nie jest wyłącznie formalnością korporacyjną. Jeżeli decyzja zostanie zakwestionowana po kilku miesiącach lub latach, to właśnie materiały przygotowane przed jej podjęciem mogą pozwolić odtworzyć okoliczności, które znał zarząd. Analizy, informacje i sposób udokumentowania procesu pokazują, na jakiej podstawie oceniano potencjalne korzyści i ryzyka. Ma to znaczenie również dlatego, że późniejsza ocena decyzji odbywa się już ze znajomością jej rezultatu. Jeżeli inwestycja przyniosła stratę, łatwo spojrzeć na wcześniejsze działania przez pryzmat konsekwencji, które są już znane. Z perspektywy odpowiedzialności zarządu istotne jest natomiast to, jak wyglądała sytuacja w momencie podejmowania decyzji i jakie informacje mogły wówczas zostać wykorzystane.
Dlatego prawidłowy proces decyzyjny nie powinien sprowadzać się do zachowania wymaganej formy. Materiały CHWP dotyczące praktyki korporacyjnej wskazują, że przy decyzjach o dużej wartości znaczenie ma zarówno treść decyzji, jak i materiał, na którym opierał się zarząd lub rada nadzorcza. Proces powinien zapewniać dostęp do informacji potrzebnych do oceny sprawy oraz dokumentację pozwalającą odtworzyć przesłanki podjętej decyzji. Problem może nabrać dodatkowego wymiaru, gdy po nieudanej inwestycji pojawia się spór korporacyjny lub zmienia się układ właścicielski. Decyzja, która wcześniej była akceptowana, może stać się przedmiotem analizy z perspektywy odpowiedzialności członków zarządu. Wówczas jakość procesu decyzyjnego może mieć równie duże znaczenie jak pierwotne argumenty biznesowe przemawiające za transakcją.
Z perspektywy zarządu oznacza to potrzebę odpowiedniego przygotowania szczególnie tych decyzji, które mogą istotnie wpływać na sytuację majątkową lub strategiczną spółki. Nie chodzi o eliminowanie ryzyka z działalności gospodarczej. Chodzi o możliwość wykazania, że ryzyko zostało rozpoznane i ocenione, a decyzja została podjęta na podstawie informacji odpowiadających jej znaczeniu.
Jarosław Chałas, Partner Zarządzający i radca prawny w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy, w swoim artykule analizuje ten mechanizm z perspektywy decyzji dotyczących ryzykownych transakcji i późniejszej odpowiedzialności. To zagadnienie istotne dla zarządów, które podejmują decyzje inwestycyjne, transakcyjne i finansowe oraz chcą odpowiednio przygotować proces prowadzący do ich podjęcia.
W tym obszarze prawo korporacyjne dla spółek obejmuje również wsparcie zarządów przy decyzjach wykraczających poza zwykłe zarządzanie, ustalaniu właściwego trybu działania oraz standardu dokumentowania procesu. Takie podejście pozwala traktować dokumentację nie jako dodatkową formalność, lecz jako element odpowiedzialnego zarządzania ryzykiem korporacyjnym.
