Wymogi dotyczące fakturowania elektronicznego określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Zgodnie z przepisami rozporządzenia, za fakturę elektroniczną uważa się fakturę wystawioną oraz przesłaną odbiorcy i przechowywaną przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Aby przedsiębiorca mógł wystawiać oraz otrzymywać faktury w formie elektronicznej, musi spełnić dodatkowe warunki.
Zapewnienie bezpieczeństwa
Zgodnie z przepisami rozporządzenia, proces elektronicznego wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur wiąże się z koniecznością zachowania bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności, nienaruszalności i jednoznacznej identyfikacji wystawcy. W tym celu rozporządzenie dopuszcza jedynie dwie formy wystawiania i przesyłania faktur w postaci elektronicznej: opatrzenie ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub korzystanie z elektronicznej wymiany danych (EDI).
Akceptacja e-faktur
E-faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem, że ich odbiorca zaakceptuje uprzednio taką formę. Wyrażona przez odbiorcę zgoda może być cofnięta w każdym czasie, co automatycznie pozbawi wystawcę możliwości wystawiania i przesyłania danemu odbiorcy faktur elektronicznych. Zanim przedsiębiorca rozpocznie obrót fakturami w systemie elektronicznym, musi zatem uzyskać od kontrahenta pisemną zgodę na otrzymywanie takich faktur.
Przechowywanie i kontrola e-faktur
E-faktura powinna być przechowywana w formie elektronicznej w takim formacie, w jakim została wystawiona i wysłana, bez jakiegokolwiek późniejszego ingerowania w jej treść. Czas obowiązkowego przechowywania e-faktur nie różni się od wymaganego dla faktur papierowych. Faktury powinny być zasadniczo przechowywane na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, ale istnieje również możliwość przechowywania ich w innym państwie UE, pod warunkiem uprzedniego pisemnego poinformowania o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w sprawach podatku akcyzowego. E-faktury muszą być przechowywane przez wystawcę i odbiorcę w sposób umożliwiający natychmiastowy i ciągły dostęp do nich przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.
Kontrowersje wokół e-fakturowania
Stosowanie przepisów rozporządzenia wywołało wiele wątpliwości interpretacyjnych, w tym na przykład w odniesieniu do możliwości zmiany formatu faktury elektronicznej po jej przesłaniu do odbiorcy, braku konieczności umieszczania na fakturze kwoty słownie, umieszczania na e-fakturze oznaczenia „oryginał” lub „kopia”, czy też dostępu do faktur online. Obecnie przygotowywany jest projekt zmian do rozporządzenia, który zakłada m.in. wprowadzenie tzw. „zaawansowanego podpisu elektronicznego”, który obejmowałby poza e-podpisem również tzw. pieczęć elektroniczną, której zaletą jest większa powszechność oraz brak przypisania do konkretnej osoby fizycznej. Ponadto, e-faktury mogłyby być nie tylko przesyłane między przedsiębiorcami, ale również udostępniane np. za pomocą portalu lub strony WWW, co jest dosyć popularnym i powszechnym rozwiązaniem w innych krajach UE. Dodatkowym uproszczeniem byłaby możliwość zlecenia przechowywania e-faktur podmiotom trzecim.