Autor: Alena Barkun

Najdroższy proces to ten, którego można było uniknąć Przedsiębiorcy z natury lubią wygrywać. To właśnie determinacja, konsekwencja i gotowość do podejmowania trudnych decyzji bardzo często decydują o sukcesie w biznesie. Paradoks polega jednak na tym, że te same cechy mogą stać się przeszkodą w racjonalnym rozwiązywaniu sporów. Po ponad trzydziestu latach prowadzenia procesów gospodarczych doszedłem do wniosku, który dla wielu przedsiębiorców bywa zaskakujący. Największym sukcesem nie zawsze jest wygrany proces. Czasem największym sukcesem jest proces, którego udało się uniknąć. Nie oznacza to oczywiście, że przedsiębiorca powinien ustępować za wszelką cenę. Są sytuacje, w których droga sądowa jest jedynym racjonalnym rozwiązaniem. Zdarzają się kontrahenci, którzy świadomie naruszają umowy, wykorzystują dobrą wolę partnera biznesowego lub od początku zakładają, że druga strona nie zdecyduje się na wieloletni spór. W takich przypadkach stanowcza reakcja jest nie tylko uzasadniona, ale wręcz konieczna. Doświadczenie pokazuje jednak, że znaczna część sporów gospodarczych ma zupełnie inny charakter. Obie strony są przekonane o swojej racji. Obie dysponują argumentami. Obie wierzą, że wygrają. Problem polega na tym, że proces nie jest miejscem, w którym wygrywa ten, kto jest bardziej przekonany o słuszności swojego stanowiska. Wygrywa ten, kto potrafi swoje racje udowodnić, a nawet wtedy wynik postępowania nie zawsze jest łatwy do przewidzenia. Przedsiębiorcy często pytają mnie: „Jakie mamy szanse?”. To jedno z najtrudniejszych pytań, jakie można zadać pełnomocnikowi procesowemu. Dobry prawnik powinien uczciwie ocenić mocne i słabe strony sprawy, wskazać ryzyka i zaproponować strategię działania. Nie może jednak odpowiedzialnie zagwarantować określonego wyniku procesu. Proces gospodarczy nie jest równaniem matematycznym. To ocena materiału dowodowego przez sąd, często poprzedzona przesłuchaniem świadków, analizą wieloletniej współpracy stron i sporządzeniem opinii przez biegłych. Każdy z tych elementów niesie ze sobą ryzyko, którego nie da się całkowicie wyeliminować. Świadek może pamiętać zdarzenia inaczej niż oczekiwaliśmy. Biegły może wyciągnąć wnioski odmienne od stanowiska przedsiębiorcy. Sąd może inaczej ocenić znaczenie określonych dowodów. To nie oznacza, że proces jest loterią. Oznacza jedynie, że nawet bardzo dobrze przygotowana sprawa nie daje gwarancji sukcesu. Do tego dochodzi czynnik, którego przedsiębiorcy często nie uwzględniają na początku sporu – czas. W praktyce coraz mniej postępowań gospodarczych kończy się szybko. Jeżeli sprawa wymaga opinii biegłego, przesłuchania wielu świadków lub dotyczy skomplikowanej inwestycji czy projektu informatycznego, przedsiębiorca powinien liczyć się z tym, że prawomocny wyrok może zapaść dopiero po kilku latach. Jeżeli sprawa zostanie uchylona do ponownego rozpoznania, ten okres jeszcze się wydłuży. Przez cały ten czas konflikt pozostaje częścią życia przedsiębiorstwa. Angażuje zarząd, pracowników, księgowość i osoby odpowiedzialne za realizację projektów. Wymaga odnajdywania dokumentów, przygotowywania kolejnych wyjaśnień, uczestnictwa w rozprawach i konsultacji z pełnomocnikami. To nie tylko koszt wynagrodzenia kancelarii czy opłat sądowych. To koszt czasu, którego przedsiębiorca nie poświęca na rozwój firmy. A czasu nie da się odzyskać. Przedsiębiorcy bardzo dokładnie liczą koszty zastępstwa procesowego, opłaty sądowe czy wynagrodzenie biegłych. Znacznie rzadziej próbują policzyć koszt własnego zaangażowania, utraconych możliwości biznesowych, zamrożonych środków czy energii organizacji skupionej przez lata na jednym konflikcie. To właśnie te koszty bardzo często okazują się najwyższe. Dlatego pytanie, które warto sobie zadać przed wniesieniem pozwu, nie powinno brzmieć wyłącznie: „Czy wygramy?”. Znacznie ważniejsze jest inne. Czy wygrana rzeczywiście będzie dla przedsiębiorstwa zwycięstwem? W swojej praktyce spotykałem przedsiębiorców, którzy po kilku latach otrzymywali korzystny wyrok. Formalnie wygrali. Biznesowo zapłacili jednak za to bardzo wysoką cenę. W międzyczasie utracili wieloletniego klienta, zablokowali możliwość dalszej współpracy z ważnym partnerem albo przez lata angażowali znaczną część swojej organizacji w konflikt zamiast w rozwój przedsiębiorstwa. To właśnie dlatego dobrze wynegocjowana ugoda nie jest oznaką słabości. Jest często przejawem dojrzałości biznesowej. Przedsiębiorca decydujący się na ugodę nie rezygnuje ze swoich racji. Dokonuje świadomej oceny ryzyka i wybiera rozwiązanie, które z perspektywy całego przedsiębiorstwa może okazać się bardziej racjonalne niż wieloletni proces. Najgroźniejszym doradcą przedsiębiorcy bywa ambicja. To ona podpowiada, że „trzeba pokazać drugiej stronie”, „nie można odpuścić” albo „chodzi o zasadę”. Tymczasem rynek nie nagradza przedsiębiorców za liczbę wygranych procesów. Rynek nagradza tych, którzy potrafią podejmować dobre decyzje. Nie namawiam przedsiębiorców do unikania procesów. Sam od wielu lat je prowadzę i wiem, że w wielu sytuacjach są one niezbędnym narzędziem ochrony interesów firmy. Zachęcam jedynie do tego, aby decyzja o wejściu na drogę sądową była wynikiem chłodnej kalkulacji biznesowej, a nie emocji wywołanych zachowaniem drugiej strony. Proces powinien być ostatecznością, a nie pierwszym odruchem. Rolą dobrego pełnomocnika nie jest wyłącznie przygotowanie pozwu. Równie ważne jest powiedzenie klientowi, że w konkretnej sprawie ugoda może być rozwiązaniem korzystniejszym dla przedsiębiorstwa niż nawet bardzo obiecujący proces. Ostatecznie przedsiębiorstwo nie istnieje po to, aby wygrywać spory. Istnieje po to, aby budować swoją wartość, rozwijać biznes i osiągać zysk. Proces jest jedynie narzędziem ochrony tych celów, nigdy celem samym w sobie. Po latach praktyki jestem przekonany, że przedsiębiorców można podzielić na dwie grupy. Pierwsza koncentruje się na tym, aby wygrać spór. Druga zastanawia się przede wszystkim, jak wygrać przyszłość własnego przedsiębiorstwa. To właśnie ta druga grupa najczęściej odnosi trwały sukces. Bo w biznesie najdroższym procesem bardzo często okazuje się ten, którego można było uniknąć.   Autor: Jarosław Chałas Partner Zarządzający, Radca Prawny Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy Dowiedz się więcej: prawo gospodarcze

Proces gospodarczy zaczyna się na długo przed wniesieniem pozwu. Dlaczego przedsiębiorcy przegrywają sprawy, które mogli wygrać? Po latach prowadzenia sporów gospodarczych dochodzi się do wniosku, który dla wielu przedsiębiorców bywa zaskakujący. Większość procesów nie jest przegrywana na sali sądowej. W rzeczywistości ich wynik bardzo często przesądza się wiele miesięcy wcześniej – podczas negocjacji, realizacji kontraktu, odbiorów robót, wymiany korespondencji czy podejmowania codziennych decyzji biznesowych. To nie jest efektowna teza. To obserwacja wynikająca z praktyki.Przedsiębiorcy lubią mówić, że „mają rację”. I nierzadko rzeczywiście ją mają. Problem polega jednak na tym, że w procesie gospodarczym sama racja nie ma decydującego znaczenia. Sąd nie rozstrzyga sporu na podstawie intuicji, doświadczenia życiowego stron czy przekonania o słuszności własnego stanowiska. Rozstrzyga go na podstawie materiału dowodowego przedstawionego zgodnie z regułami postępowania cywilnego. To zasadnicza różnica, której wielu przedsiębiorców nie dostrzega aż do chwili, gdy okazuje się, że ich przeciwnik procesowy był lepiej przygotowany.Najbardziej kosztowne błędy rzadko wynikają z nieznajomości prawa. Znacznie częściej są konsekwencją przekonania, że dokumentowanie przebiegu współpracy jest zbędną formalnością. Tymczasem to właśnie codzienne nawyki organizacyjne decydują później o sile argumentacji procesowej. W praktyce niemal każdy spór gospodarczy ma podobny przebieg. Na początku strony współpracują poprawnie. Ustalenia zapadają podczas spotkań, przez telefon lub w krótkich wiadomościach. Zmienia się zakres prac, przesuwane są terminy, pojawiają się dodatkowe obowiązki. Wszyscy są przekonani, że wzajemne zaufanie wystarczy.Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy relacje się pogarszają.Nagle okazuje się, że nikt nie pamięta dokładnej treści ustnych ustaleń. Nie wiadomo, kto zaakceptował zmianę projektu. Nie zachowano wersji dokumentów. Reklamacje składano telefonicznie. Odbiór robót potwierdzono lakonicznym e-mailem albo nie potwierdzono go wcale. Kluczowe decyzje zapadły podczas spotkania, z którego nie sporządzono nawet krótkiej notatki. W tym momencie przedsiębiorca po raz pierwszy zaczyna myśleć o procesie. Zwykle jest już jednak za późno na odtworzenie zdarzeń sprzed kilku lub kilkunastu miesięcy.Doświadczony pełnomocnik procesowy wie, że największym problemem rzadko jest brak przepisów chroniących klienta. Znacznie częściej problemem jest brak dowodów pozwalających wykazać, że przepisy te powinny znaleźć zastosowanie. To właśnie dlatego dwa przedsiębiorstwa znajdujące się w niemal identycznej sytuacji faktycznej mogą uzyskać całkowicie odmienne rozstrzygnięcia. Jedno od początku budowało materiał dowodowy. Drugie zakładało, że w razie sporu „wszystko da się wyjaśnić”.Nie da się.Proces gospodarczy nie jest miejscem odtwarzania historii przedsiębiorstwa. Jest miejscem oceny tego, co strony potrafią udowodnić.To rozróżnienie wydaje się oczywiste, ale w praktyce bywa lekceważone. Zarządy koncentrują się na sprzedaży, produkcji, finansach i rozwoju biznesu. Dokumentowanie przebiegu współpracy traktowane jest jako zadanie administracyjne, często pozostawione przypadkowi. Tymczasem z punktu widzenia przyszłego sporu właśnie ta sfera organizacji przedsiębiorstwa może mieć znaczenie decydujące. W praktyce dotyczy to zarówno sporów wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, sporów o zapłatę, sporów budowlanych, jak i sporów dotyczących realizacji kontraktów handlowych czy projektów IT.Nie chodzi przy tym o tworzenie nadmiernej biurokracji. Nadmiar dokumentów może być równie problematyczny jak ich brak. Kluczowe znaczenie ma umiejętność utrwalania tych informacji, które w przyszłości mogą przesądzać o odpowiedzialności kontraktowej, zakresie wykonanych prac czy rzeczywistym przebiegu negocjacji.Szczególnie wyraźnie widać to w sporach dotyczących robót budowlanych, projektów informatycznych czy długoterminowych kontraktów handlowych. W takich przedsięwzięciach rzeczywistość niemal zawsze odbiega od pierwotnych założeń umowy. Powstają zmiany zakresu prac, dodatkowe uzgodnienia, nowe harmonogramy i kolejne wersje dokumentacji. Sam kontrakt przestaje być jedynym źródłem informacji o relacji stron. O wyniku procesu zaczyna decydować wszystko to, co wydarzyło się później.Wielu przedsiębiorców zakłada, że w razie potrzeby świadkowie odtworzą przebieg wydarzeń. To kolejne niebezpieczne złudzenie. Ludzka pamięć jest zawodna, a po kilku latach od zakończenia współpracy nawet najbardziej zaangażowani pracownicy nie są w stanie precyzyjnie odtworzyć szczegółów. Dokument sporządzony w chwili podejmowania decyzji niemal zawsze będzie miał większą wartość niż wspomnienia uczestników zdarzeń.Coraz większego znaczenia nabiera również jakość komunikacji elektronicznej. E-mail, który miał jedynie potwierdzić ustalenia po spotkaniu, bywa później najważniejszym dowodem w procesie. Z drugiej strony jedno nieprzemyślane zdanie, napisane pod wpływem emocji, potrafi osłabić pozycję procesową przedsiębiorcy bardziej niż niekorzystny zapis umowy. W praktyce spory gospodarcze coraz częściej wygrywa się lub przegrywa korespondencją, która w chwili jej tworzenia wydawała się całkowicie rutynowa.Dlatego przedsiębiorstwo powinno patrzeć na dokumentowanie swojej działalności nie jako na obowiązek administracyjny, lecz jako element zarządzania ryzykiem. Podobnie jak dba o płynność finansową, bezpieczeństwo danych czy zgodność z przepisami, powinno również świadomie budować własną wiarygodność dowodową. Nie oznacza to, że każda firma powinna przygotowywać się do procesu. Wręcz przeciwnie. Celem jest stworzenie takiej organizacji, która dzięki uporządkowanym procedurom ogranicza ryzyko powstania sporu, a jeżeli spór mimo wszystko się pojawi, potrafi skutecznie wykazać swoje racje.To właśnie tutaj doświadczenie procesowe może stać się źródłem przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Dobry pełnomocnik nie powinien pojawiać się dopiero wtedy, gdy pozew jest już gotowy do wniesienia. Jego wiedza jest znacznie bardziej wartościowa wcześniej – na etapie organizowania procesów wewnętrznych, zasad dokumentowania decyzji i sposobu prowadzenia korespondencji z kontrahentami.Najlepiej prowadzone procesy to często te, których nigdy nie trzeba było wytaczać. Nie dlatego, że nie doszło do konfliktu, lecz dlatego, że druga strona od początku wiedziała, iż przedsiębiorca dysponuje spójnym, wiarygodnym i kompletnym materiałem dowodowym.Proces gospodarczy nie zaczyna się od pozwu. Zaczyna się od pierwszej decyzji, która może kiedyś stać się przedmiotem oceny sądu. Przedsiębiorcy, którzy rozumieją tę zależność, rzadziej przegrywają. Nie dlatego, że częściej mają rację, lecz dlatego, że potrafią ją udowodnić. Dobrze przygotowany materiał dowodowy, właściwie prowadzona dokumentacja oraz świadome zarządzanie ryzykiem prawnym zwiększają szanse przedsiębiorcy na skuteczną ochronę swoich interesów zarówno podczas negocjacji, jak i w postępowaniu przed sądem. Autor: Jarosław Chałas Partner Zarządzający Radca PrawnyKancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy Dowiedz się więcej: prawo gospodarcze