Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy - Zbliża się koniec czerwca. Nie zapomnij o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
PL|EN|RU|UA

Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy - Zbliża się koniec czerwca. Nie zapomnij o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Koniec czerwca to dla wielu spółek handlowych okres związany z rozpatrywaniem oraz zatwierdzaniem sprawozdań finansowych za ubiegły rok obrotowy. Pozostawienie powyższej kwestii na ostatni dzień może skutkować niewypełnieniem wszystkich wynikających stąd obowiązków w zakreślonym ustawowo terminie (tj. do końca czerwca).

Niezachowanie ustawowych terminów może wynikać chociażby stąd, iż w spółkach handlowych decyzje w tym zakresie powinny zostać podjęte przez uprawniony do tego organ (np. w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością przez zgromadzenie wspólników), co częstokroć wymaga należytego jego zwołania. Zgromadzenie wspólników zwołuje się zasadniczo za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.

Ważne terminy

Sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, a następnie zatwierdzone nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 oraz art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Dniem bilansowym jest dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe. Natomiast sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, którym to dniem jest dzień kończący dany rok obrotowy (art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Jako że rok obrotowy pokrywa się niejednokrotnie z rokiem kalendarzowym, można dla uproszczenia przyjąć, iż w takim wypadku dniem bilansowym w takim przypadku będzie 31 grudnia, a w konsekwencji sprawozdanie finansowe należy sporządzić najpóźniej do końca marca, a następnie zatwierdzić do końca czerwca roku następnego.

Sporządzenie oraz zatwierdzenie sprawozdania

Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki, którym jest co do zasady członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członkowie tego organu. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, natomiast w przypadku spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W tym miejscu warto pamiętać, iż sprawozdanie finansowe podpisuje, wraz ze wskazaniem daty podpisu, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki (bądź wszyscy jego członkowie, gdy organ jest wieloosobowy). W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, roczne sprawozdanie finansowe zatwierdza lub odmawia jego zatwierdzenia – zgromadzenie wspólników – natomiast w przypadku spółki akcyjnej – walne zgromadzenie. Przy spółkach osobowych, z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej oraz spółki cywilnej, organem zatwierdzającym są jej wspólnicy.

Dodatkowe sprawozdanie z działalności

Wspomnieć należy ponadto o tym, że m. in. na spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych oraz na spółdzielnie nałożono dodatkowo obowiązek sporządzenia, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdania z działalności jednostki. Jest to dokument zawierający istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej jednostki, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń. W uproszczeniu można zatem stwierdzić, iż dokument ten zawiera informacje o kondycji finansowej jednostki, nieujęte w sprawozdaniu finansowym.

Nie zapomnieć o formularzach RG-1, NIP-2, ZUS-ZPA oraz opłacie

Zatwierdzone sprawozdanie finansowe, wraz z odpisem stosownej uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o jego zatwierdzeniu i podziale zysku lub pokryciu straty, wraz ze sprawozdaniem z działalności należy złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Obowiązek ten spoczywa na kierowniku danej jednostki, który powinien złożyć do KRS odpowiednio opłacony wniosek na urzędowym formularzu. Chodzi tutaj o formularz KRS-Z30 wraz z załącznikiem KRS-ZN. Ważne jest, aby do formularza KRS-Z30 dołączyć każdorazowo formularze RG-1, NIP-2 oraz ZUS-ZPA, które sąd rejestrowy przesyła z urzędu odpowiednio do: właściwego urzędu statystycznego, wskazanego przez jednostkę naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwej jednostki terenowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W przeciwnym razie sąd rejestrowy będzie mógł zwrócić wniosek KRS-Z30, bez wzywania do uzupełnienia braków. Zwrotowi, bez wzywania do uzupełnienia braków, podlega również wniosek KRS-Z30 nienależycie opłacony. Od wniosku KRS-Z30 pobiera się opłatę sądową w wysokości 400,00 zł oraz opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 250,00 zł.

Niezatwierdzenie sprawozdania finansowego; niezłożenie w KRS

Warto pamiętać o terminowym zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, chociażby z uwagi na nabycie prawa do wypłaty przez spółkę zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy, w szczególności w przypadku spółek kapitałowych. Spółka może wypłacić taką zaliczkę, jeżeli jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. Nie będzie natomiast można wypłacić wspólnikom i akcjonariuszom dywidendy z zysku, który został wykazany sprawozdaniem przez nich niezatwierdzonym, i nieprzeznaczonym do podziału w drodze stosownej uchwały. Dodatkowo wskazać należy, iż niezłożenie sprawozdania finansowego w Krajowym Rejestrze Sądowym, może spowodować narażenie się na grzywnę, a nawet karę ograniczenia wolności.

PODSTAWA PRAWNA:

1. Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 roku nr 152, poz. 1223 ze zm.).
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2000 roku nr 94, poz. 1037 ze zm.).

statuetka-luksusowa-marka-roku-poswiata