PL|EN|RU|UA

Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy - Wykorzystywania nowoczesnych technologii do kontroli pracowników w miejscu pracy w kontekście ich prawa do prywatności i ochrony danych osobowych.

Wykorzystywanie nowoczesnych technologii przez pracodawców do kontroli pracowników w miejscu pracy staje się coraz bardziej powszechne. Zjawisko to rodzi jednak praktyczne trudności związane przede wszystkim z kwestiami ochrony danych osobowych pracownika i realizacją jego prawa do prywatności w trakcie wykonywania pracy, uwypuklając tym samym konieczność dokładnego określenia granic ingerencji pracodawcy w omawianym zakresie.

Brak w polskim prawie pracy wyraźnego zapisu regulującego kwestie kontroli pracodawcy nad pracownikami oraz zakres ochrony pracowników przed ich kontrolowaniem w miejscu pracy powoduje, że pracodawcy coraz częściej naruszają prawo pracownika do ochrony prywatności oraz żądają od niego ujawnienia szerszego zakresu informacji dotyczących jego osoby, niż zezwalają na to przepisy prawa, powołując się na różne tego przyczyny, m.in. względy bezpieczeństwa.

Zakres danych

Tymczasem zauważyć należy, że zgodnie z treścią obowiązującego od dnia 1.01.2004 r. artykułu 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 1998, Nr 21, poz.94 z późn. zm.)1 pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • datę urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Po nawiązaniu stosunku pracy mocą § 2 omawianego przepisu pracodawca upoważniony jest do żądania od pracownika szerszego zakresu danych osobowych, niż wskazane powyżej. Poza w/w danymi osobowymi pracodawca ma bowiem prawo żądać od pracownika podania także:

  • imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Stosownie zaś do treści § 4 art. 221 k.p. pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (np. z ustawy o służbie cywilnej, ustawy o Policji). Przykładowo można wskazać art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 24.05.2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. Nr 50, poz. 580 z późn. zm.), na podstawie którego pracodawcy przysługuje prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zostały zgromadzone w Rejestrze w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Zauważyć należy, że art. 221 k.p. stanowi realizację wymogu określonego w art. 51 ust. 1 Konstytucji, zgodnie z którym nikt nie może być zobowiązany bez upoważnienia ustawowego do ujawnienia informacji dotyczących jego osoby.

Ponadto, zgodnie z § 1rozporządzenia MPiPS z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (Dz. U Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Pracodawca nie może zatem żądać od pracownika innych informacji niż wymienione w art. 221 lub w przepisach szczególnych. Tym samym pracownik nie ma obowiązku podawania innych danych osobowych. Dodać należy, że w zakresie nieuregulowanym w treści art. 221 § 1-4 k.p. do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się – zgodnie z § 5 – przepisy o ochronie danych osobowych.

Stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002, Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) pracodawca, jako administrator danych (tj. podmiot decydujący o celach i środkach przetwarzania danych), przetwarzając dane osobowe, powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były przetwarzane zgodnie z prawem. Wspomniany przepis wymaga też, aby gromadzone dane były adekwatne w stosunku do celu, w jakim są przetwarzane. W swoich działaniach pracodawca jest więc związany zasadą adekwatności, z której wprost wynika zakaz gromadzenia danych osobowych w zakresie szerszym niż ten, jaki jest niezbędny do osiągnięcia celu przetwarzania danych.

W praktyce jednak coraz częściej zdarza się, że pracodawcy żądają od pracowników / osób ubiegających się o zatrudnienie podania informacji wykraczających poza zakres określony w art. 221 k.p, przeprowadzając np. testy psychologiczne czy też używając wariografów. Zauważyć należy, że żądanie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 k.p. może zostać zakwalifikowane jako naruszenie godności i dóbr osobistych pracownika, chronionych m.in. na podstawie art. 111 k.p. czy art. 23 i 24 kodeksu cywilnego.

Kwestia ochrony przez pracownika jego prawa do prywatności

Specyfika stosunku pracodawca-pracownik powoduje, że z jednej strony pracodawca obowiązany jest szanować dobra osobiste pracownika, w tym zwłaszcza jego prawo do prywatności, a z drugiej strony uprawniony jest też do egzekwowania swoich interesów i potrzeb, które uzasadniać mogą konieczność kontrolowania sposobu wykonywania pracy przez pracownika. Dochodzi zatem do swoistego konfliktu interesów: pracodawca chciałby posiadać jak najszersze uprawnienia kontrolne, celem weryfikacji sposobu wykorzystywania czasu pracy przez pracowników i tym samym wyeliminowania lub ograniczenia prywatnej działalności pracownika w miejscu pracy, pracownik zaś – chciałby możliwie najpełniej korzystać w miejscu pracy ze swego prawa do prywatności czy ochrony korespondencji.

Elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy, identyfikatory rejestrujące każde wejście i wyjście pracownika do/z biura, monitoring poczty elektronicznej, czy też całej aktywności internetowej pracowników, programy służące do podglądania ekranów monitorów (tzw. oko szefa), rejestracja rozmów telefonicznych, nadzór przy pomocy kamer przemysłowych czy też wykorzystywanie danych biometrycznych pracowników (linii papilarnych, obrazu tęczówki oka czy kodu DNA) w celu kontroli czasu pracy, to tylko niektóre rozwiązania techniczne stosowane coraz częściej przez pracodawców, usprawiedliwiane przez nich przede wszystkim koniecznością organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników wysokiej wydajności i należytej jakości pracy (obowiązek ten nakłada na pracodawców art. 94 pkt 2 kodeksu pracy).

Zauważyć jednak należy, że zbierane za pomocą najnowszych zdobyczy techniki informacje zawierające dane osobowe nie zawsze są adekwatne do celu, jaki pracodawca zamierza osiągnąć. Stosowanie wobec osób ubiegających się o zatrudnienie bądź wobec pracowników nowoczesnych technik jest co do zasady zabronione. Pracodawcy często jednak wskazują, że pracownik zgodził się na zastosowanie określonej formy kontroli, i tym samym zebrane dane wykraczające poza zakres ustanowiony w art. 221 k.p. są przetwarzane na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, tj. na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą. Zgodnie bowiem z wspomnianym przepisem przetwarzanie danych jest dopuszczalne wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych.

Przetwarzanie danych jest też możliwe, gdy:

  • jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
  • jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
  • jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
  • jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Pokreślić należy, że każda z tych przesłanek ma charakter niezależny, autonomiczny. Usprawiedliwione wydaje się więc stanowisko, że w pewnych sytuacjach przesłanką legalizującą możliwość np. monitorowania pracowników będzie „usprawiedliwiony cel pracodawcy”. Pracodawca będzie musiał wtedy jednak wykazać, że uzyskiwanie i gromadzenie informacji o pracownikach, wykraczających poza zakres wskazany w art. 221 k.p. jest niezbędne w celu wyeliminowania kradzieży, ograniczenia prywatnych rozmów telefonicznych prowadzonych przez pracowników z aparatów służbowych itp., a zastosowana metoda pozyskiwania informacji jest adekwatna w stosunku do celu.

Zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych innych niż wskazane w treści art. 221 k.p. nie zawsze stanowić może przesłankę uprawniającą pracodawcę do przetwarzania tychże danych. Jak zauważa Generalny Inspektor Danych Osobowych, „złożenie przez pracownika oświadczenia, którego treścią jest wyrażenie zgody na rejestrację czasu pracy za pomocą czytnika palców, nie stanowi przesłania legalizującego przetwarzanie danych osobowych pracowników.”2 Tym samym, w opinii GIODO, jakiekolwiek przetwarzanie danych osobowych pracowników w zakresie przetworzonego do postaci zapisu cyfrowego obrazu linii papilarnych odbywa się bez podstawy prawnej3GIODO stoi na stanowisku, że gromadzenie przez pracodawcę odcisków linii papilarnych, obrazu tęczówki czy kodu DNA pracowników w celu kontroli czasu pracy jest zabronione. Są to bowiem informacje nieadekwatne do celu, jaki pracodawca zamierza osiągnąć przy ich wykorzystaniu. Według GIODO czas pracy można bowiem kontrolować za pomocą innych środków, mniej ingerujących w czyjąś prywatność4. GIODO przyznaje jednak, że niektórzy pracodawcy, jak np. banki, kancelarie tajne (tj. instytucje, które muszą szczególnie dbać o bezpieczeństwo posiadanych informacji) mogą wprowadzić w miejscu pracy czytniki linii papilarnych, struktury dłoni, tęczówki oka itp. i wystąpić do pracowników o przekazanie im swoich danych biometrycznych5.

Zgodnie z orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego także stosowanie poligrafu (tzw. wykrywacza kłamstw), mimo zgody pracownika, godzi w jego dobra osobiste. W wyroku z dnia 13.02.2003 r. (sygn. II SA 1620/01, Monitor Prawniczy 2003/8/339) NSA stwierdził, że „skutki badań poligraficznych, mimo że dobrowolnych, naruszają prawa i wolności badanych. Wyrażenie zgody na badania przy pomocy wykrywacza kłamstw, prowadzone przez pracodawcę, stawia pod znakiem zapytania swobodę tej decyzji.”

Kontrolowanie pracowników za pomocą monitoringu (kontrola poczty elektronicznej programy służące do podglądania ekranów monitorów (tzw. oko szefa), rejestracja rozmów telefonicznych, nadzór przy pomocy kamer przemysłowych) należy obecnie do najczęściej wykorzystywanych metod nadzoru pracy pracowników. W literaturze6 wyróżnia się:

  • monitoring systematyczny, polegający na monitorowaniu przez pracodawcę wszystkich pracowników lub poszczególne ich grupy, zespoły, także poprzez użycie środków prowadzących do kontrolowania wszystkich wysyłanych wiadomości e-mail;
  • monitoring sporadyczny, incydentalny, stosowany w sytuacji, gdy wykorzystanie monitoringu jest uzasadnione szczególnymi okolicznościami, np. zainstalowanie kamery w związku z podejrzeniem dokonywania kradzieży przez pracowników itp.

Regulacja dopuszczalnych form monitoringu w krajach członkowskich UE zawarta jest głównie w układach zbiorowych pracy (tak np. w Belgii, Danii, Austrii). W żadnym z tych krajów nie jest jednak dopuszczalny monitoring systematyczny, wyjątkowo też dopuszczalnej jest monitorowanie ukryte. Taki sposób kontroli pracowników jest bowiem możliwy do zastosowania wyłącznie w sytuacji, gdy służy realizacji celu niemożliwego do osiągnięcia przy zastosowaniu innych metod. O objęciu monitoringiem pracownicy muszą być uprzednio poinformowani.

W Polsce wciąż brak jest bezpośrednich regulacji tego zagadnienia, stąd konieczne staje się odniesienie do oficjalnego stanowiska GIODO w tym zakresie oraz weryfikacja istniejącego orzecznictwa.

Według GIODO „pracodawca powinien poinformować pracownika o tym, że zamierza nadzorować jego służbową pocztę, a następnie podzielić korespondencję na prywatną, do której nie ma prawa wglądu, i służbową, którą może kontrolować. Musi jednak tak wyważyć stopień nadzoru, aby nie naruszać dóbr osobistych pracownika”7.

Monitorowanie rozmów pracowniczych prowadzonych z telefonu służbowego dopuszcza też Sąd Najwyższy. W wyroku z dnia 15 maja 1997 r. (sygn. I PKN 93/97; LEX 31727) SN stwierdził bowiem, że „korzystanie przez pracownika z telefonu służbowego w celu udziału w grach towarzyskich, narażające pracodawcę na znaczną szkodę może być zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.).”

Kwestia monitoringu w stosunkach pracy jest ściśle powiązana nie tylko z problematyka ochrony prawa pracownika do prywatności, ale także wiąże się bezpośrednio z zagadnieniami ochrony danych osobowych. Większość krajów UE wprowadziła do krajowych porządków prawnych postanowienia dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24.10.1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz swobodnego przepływu tychże danych.

Zauważyć należy, iż w raporcie powołanej na mocy art. 29 wspomnianej dyrektywy grupy roboczej w kwestii dotyczącej monitoringu w miejscu pracy podkreślano, że należy ściśle określić dopuszczalny zakres prywatnego użytkowania przez pracownika sprzętu należącego do pracodawcy oraz cel i sposób monitorowania pracowników, zakres wykorzystywania zebranych w ten sposób danych osobowych pracownika oraz obowiązek uprzedniego poinformowania go o możliwości wykorzystania monitoringu w miejscu pracy.

Podsumowanie

Brak w polskim prawie kompleksowej regulacji dotyczącej metod kontroli aktywności pracowników w miejscu pracy powoduje, że coraz częściej dochodzi do naruszenia przez pracodawcę prawa pracownika do prywatności oraz prawa do ochrony danych osobowych. Wyjątkowo skąpe orzecznictwo sądów polskich w tym zakresie sprawia, że w praktyce wiele kwestii związanych z wykorzystywaniem różnych technicznych metod do kontrolowania działań pracownika w czasie pracy jest niejasnych.

Szeroko pojęte monitorowanie pracownika powinno być dopuszczone, ale na dokładnie sprecyzowanych zasadach, opracowanych w celu zminimalizowania wszelkich zagrożeń, jakie tego typu metody kontroli mogłyby stwarzać dla praw pracowników, w tym zwłaszcza prawa do prywatności. Zasady te mogłyby zostać uregulowane np. w odrębnym dziale kodeksu pracy odnoszącym się do kwestii niestandardowych form kontroli pracownika. Wśród najistotniejszych warunków legalizacji monitoringu pracowników powinno znaleźć się przede wszystkim uregulowanie czasu oraz zakresu przetrzymywania danych osobowych uzyskanych w wyniku takiej kontroli oraz konieczność uprzedniego poinformowania pracowników o celach, funkcjach i działaniu programów nadzorujących ich pracę.



1. Artykuł został dodany do kodeksu pracy na mocy § 1 pkt  ustawy z dnia 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw(Dz. U. Nr 213, poz. 2081). Obowiązuje od 1 stycznia 2004 r.

2. Decyzja GIODO z dn. 22.02.2008 r. nr DIS/DEC-134/4605/08 dot. DIS-K-421/146/07

3. Na podst. decyzji GIODO z dn. 24.04.2008 nr DIS/DEC-254/10616/08 dot. DIS-K-421/146/07

4. Na podst. Htp://bip.giodo.gov.pl/348/id_art/2056/j/pl/

5. Łukasz Guza, „Pozyskiwanie danych biometrycznych pracowników jest niezgodne z prawem”, Gazeta Prawna, 20.10.2008

6. Dominika DÖRE-Nowak, Monitoring w miejscu pracy a prawo do prywatności, PiZS, 9/004, str. 8

7. Łukasz Guza, Pozyskiwanie danych biometrycznych pracowników…., op.cit.

statuetka-luksusowa-marka-roku-poswiata