Roszczenie wynikające ze stosunku pracy przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Wyjątek stanowi roszczenie pracodawcy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych. Takie roszczenie przedawnia się z upływem roku od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o wyrządzeniu szkody przez pracownika, nie później jednak niż z upływem trzech lat od daty jej wyrządzenia.
Roszczenie odszkodowawcze pracodawcy względem pracownika staje się wymagalne w dniu, w którym pracodawca powziął wiadomość o wyrządzeniu przez pracownika szkody i z tym dniem rozpoczyna się bieg rocznego okresu przedawnienia. Należy przy tym zaznaczyć, iż przedawnienie takie nie może nastąpić później niż z upływem 3 lat od dnia wyrządzenia szkody (art. 291 kp). Pracodawca nie musi jednak znać dokładnej wielkości szkody. Wcześniejsze orzecznictwo Sądu Najwyższego stało na stanowisku, iż „powzięcie przez pracodawcę wiadomości” należy rozumieć w ten sposób, że w zwykłym toku rzeczy pracodawca mógł i powinien był uzyskać wiadomość o szkodzie i jej sprawcy (wyroki SN z dnia 10.08.1978 r., I PR 167/78 oraz z dnia 03.03.1981 r., IV PR 36/81). Stwierdzić jednak należy, że aby termin przedawnienia mógł rozpocząć swój bieg, pracodawca musi rzeczywiście dowiedzieć się o poniesionej szkodzie oraz że jej sprawcą był jego pracownik, z tym zastrzeżeniem, że powinien wyczerpać dostępne możliwości uzyskania takich wiadomości jak najwcześniej (tak: SN w wyroku z dnia 04.11.1986 r., IV PR 340/86). Pracodawca musi sobie zatem zdawać sprawę z wyrządzonej szkody na tyle precyzyjnie, aby pozwalało mu to na ustalenie okoliczności wskazujących na spowodowanie przez konkretnego pracownika szkody.
Również roszczenie regresowe, przewidziane w art. 120 § 2 kp, na skutek naprawienia przez pracodawcę szkody wyrządzanej nieumyślnie przez pracownika osobie trzeciej przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych, przedawnia się z upływem jednego roku. Jednakże o powstaniu roszczenia regresowego nie decyduje chwila wyrządzenia szkody przez sprawcę, lecz chwila jej naprawienia przez dłużnika, co ma wpływ na moment rozpoczęcia biegu ww. terminu przedawnienia.
Przykład:
Pracownik przedsiębiorstwa usługowego „X” 9 lutego 2011 r. w godzinach pracy i podczas wykonywania swoich obowiązków pracowniczych zniszczył mienie podmiotu „Y”, korzystającego z usług świadczonych przez przedsiębiorstwo „X”. O fakcie tym podmiot „Y” powiadomił przedsiębiorcę „X” jeszcze tego samego dnia. Bezsprzecznie ustalone zostało, iż pracownik w sposób nieumyślny, poprzez niezachowanie należytej staranności w trakcie świadczenia pracy wyrządził szkodę podmiotowi „Y”. Przedsiębiorca „X” w dniu 15 kwietnia 2011 r. naprawił szkodę, płacąc podmiotowi „Y” stosowne odszkodowanie.
Roszczenie regresowe pracodawcy „X” w stosunku do pracownika, który wyrządził szkodę, powstaje dopiero z chwilą zaspokojenia przez niego roszczeń osoby poszkodowanej (podmiotu „Y”). Roczny termin przedawnienia liczymy zatem nie od dnia, w którym pracodawca „X” powziął wiadomość o wyrządzeniu przez pracownika szkody (9 lutego 2011 r.), gdyż dopiero naprawienie szkody stwarza roszczenie zwrotne do sprawcy, a zatem liczymy go dopiero od 15 kwietnia 2011 r. (zobacz: wyrok SN z dnia 16.09.1997 r., I PKN 261/97).
Wyżej wspomniany roczny termin przedawnienia dotyczy jednak wyrządzenia pracodawcy szkody przez pracownika w sposób nieumyślny. Jeżeli mamy natomiast do czynienia z umyślnością, roszczenie pracodawcy o naprawienie tak wyrządzonej szkody przedawnia się według zasad przewidzianych w przepisie art. 4421 kc, a więc co do zasady z upływem trzech lat. Termin trzyletni należy liczyć od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o szkodzie i pracowniku obowiązanym do jej naprawienia. Jednakże termin ten nie może być dłuższy niż dziesięć lat od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie wywołujące szkodę. Jeżeli jednak szkoda wynika z występku lub zbrodni, roszczenie odszkodowawcze pracodawcy przedawnia się z upływem lat dwudziestu i to bez względu na to, kiedy pracodawca dowiedział się o szkodzie i pracowniku będącym jej sprawcą (art. 4421 § 2 kc w zw. z art. 291 § 3 kp).