Zaniżone ceny w ofertach przetargowych od dawna wzbudzają krytykę wśród wielu wykonawców, praktyków, a czasem samych zamawiających. Są przedmiotem orzekania Krajowej Izby Odwoławczej oraz tematem licznych dyskusji. Kolejne próby znalezienia w obowiązujących regulacjach pzp sposobu na eliminowanie tego zjawiska okazują się nieskuteczne, także z powodu błędnych bądź niewystarczających zapisów w SIWZ.
Przygotowując Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, zamawiający jest związany wymogami co do treści i zawartości tego dokumentu, określonymi w art. 36 ustawy pzp Jednym z obligatoryjnych elementów SIWZ jest opis sposobu obliczenia ceny oferty; jego niedostateczne sprecyzowanie może mieć kluczowe znaczenie dla wybrania najkorzystniejszej oferty i uniemożliwić odrzucenie oferty, co do której zamawiający posiada przekonanie, iż zawiera ona nierealną cenę. Przekonał się o tym jeden z zamawiających prowadzący postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę, którego przedmiotem było sprzątanie budynków i posesji urzędu. Jedynym kryterium oceny ofert w postępowaniu była cena ryczałtowa za sprzątanie w okresie 12 miesięcy. W formularzu ofertowym zamawiający wymagał wskazania cen jednostkowych za 1m2 sprzątania budynku i odrębnie za 1m2 sprzątania terenów zewnętrznych. Wykonawca, który złożył ofertę z najniższą ceną, zaoferował dwukrotnie wyższą cenę jednostkową za sprzątanie 1m2 terenów zewnętrznych w stosunku do ceny 1m2 sprzątania budynków. Tymczasem u pozostałych wykonawców, jak również w kalkulacji dokonanej przez zamawiającego, proporcje te kształtowały się odwrotnie, tj. stawka za sprzątanie budynków była dwukrotnie wyższa niż za sprzątanie posesji. Dodatkowo cena jednostkowa sprzątania budynków była bardzo niska. To wzbudziło wątpliwość zamawiającego, który dwukrotnie wezwał wykonawcę w trybie art. 87 ust. 1 pzp do złożenia wyjaśnień, m.in. poprzez przedstawienie wyliczeń wskazanej w ofercie ceny. Odwołujący w swoich wyjaśnieniach przedstawił założenia dokonanej kalkulacji, wskazując m.in. na okoliczności powodujące podwyższenie stawki za sprzątanie terenów zewnętrznych. Zamawiający nie dał wiary wyjaśnieniom wykonawcy i odrzucił jego ofertę, jako podstawę swojej decyzji wskazując art. 89 ust. 1 pkt. 6 pzp, tj. błąd w obliczeniu ceny. W uzasadnieniu swojej decyzji zamawiający twierdził, iż cena 1m2 sprzątania powierzchni budynku przedstawiona w ofercie budzi zastrzeżenia co do jej realności, bowiem nie jest z całą pewnością pełnym kosztem sprzątania tego rodzaju powierzchni. Ponadto jest minimum 2,5- krotnie niższa niż cena jednostkowa zaoferowana przez pozostałych wykonawców. W tej sytuacji, przy jednoczesnym – w ocenie zamawiającego – zawyżeniu ceny jednostkowej za sprzątanie 1m2 powierzchni zewnętrznych całkowita cena ryczałtowa zaoferowana przez tegoż wykonawcę została skalkulowana błędnie. Wykonawca nie zgodził się ze stanowiskiem zamawiającego i wniósł odwołanie do Prezesa KIO. Izba nie podzieliła stanowiska zamawiającego. Powołując się na definicję błędu jako m.in. „niezgodności z obowiązującymi regułami (…)” uznała, iż by stwierdzić naruszenie przez wykonawcę reguł przy obliczeniu ceny należy wskazać te reguły oraz zweryfikować ich zastosowanie w odniesieniu do treści oferty. Tymczasem zamawiający opisując w SIWZ sposób obliczenia ceny, ograniczył się do postanowienia, iż cenę należy obliczyć w sposób uwzględniający wszystkie niezbędne nakłady pozwalające osiągnąć cel wyznaczony w umowie. Zdaniem Izby, gdyby zamawiający wymagał przedstawienia w ofercie nakładów i skalkulowania wszystkich czynności, to brak którejkolwiek pozycji w ofercie odwołującego dawałby podstawę do stwierdzenia błędu w obliczeniu ceny. Zdaniem Izby zamawiający, w świetle dokonanych czynności, powinien był wszcząć procedurę badania rażąco niskiej ceny, czego nie uczynił. Przeprowadzona analiza wskazuje na cenę nierealną, tej zaś nie można utożsamiać z ceną błędną. (sygn. KIO 2723/11). Powyższy przykład kolejny raz potwierdza, iż w obowiązujących przepisach pzp istnieją regulacje pozwalające piętnować i eliminować rażąco niską cenę, sam przepis jednak – bez jego prawidłowego rozwinięcia w postanowieniach SIWZ – nie wystarczy.