PL|EN|RU|UA

Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy - Jak poprawnie wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej?

Wystawianie, przesyłanie, a także późniejsze przechowywanie faktur w formie papierowej może być uciążliwe i kosztowne dla przedsiębiorców, szczególnie jeżeli obowiązek ten dotyczy dużej ilości faktur. Liberalizacja przepisów odnośnie spełnienia wymogów dotyczących wystawiania faktur elektronicznych pozwala przedsiębiorcom, począwszy od 1 stycznia 2011 r., minimalizować nakład pracy i koszty związane z obowiązkiem dokumentowania transakcji przy pomocy faktur VAT.

Ustawodawstwo podatkowe nie narzuca szczegółowej formy wystawiania faktury w formie elektronicznej. Tym samym wystawienie faktury w formie elektronicznej może być dokonane w jakikolwiek sposób, np. poprzez stworzenie odpowiedniego pliku elektronicznego, ale również poprzez „ręczne” wypisanie faktury. Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności ich treści. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości sprzedawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się stan, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Ponadto podstawowym warunkiem wystawienia faktury w tej formie jest zgoda nabywcy na otrzymywanie faktury w wersji elektronicznej. Problemem, na który mogą natknąć się przedsiębiorcy przy wystawianiu faktur elektronicznych jest swoboda w zakresie zabezpieczeń faktur elektronicznych. Przepisy o VAT wskazują co prawda, iż autentyczność pochodzenia oraz integralność faktury VAT w formie elektronicznej są zachowane, jeżeli zostanie wykorzystany bezpieczny podpis elektroniczny lub elektroniczna wymiana danych (EDI). Środki zabezpieczeń przewidziane przez przepisy mają jednak charakter otwarty, tzn. możliwe jest zastosowanie dowolnego zabezpieczenia przy przesyłaniu i przechowywaniu faktur, które gwarantuje autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tego dokumentu. Organy podatkowe akceptują zabezpieczenie poprzez zastosowanie formatów plików utrudniających ich modyfikacje, jak np. zabezpieczony PDF lub możliwość pobrania faktury VAT ze strony sprzedawcy przez protokół HTTPS. Niestety w większości przypadków na etapie wydawania wiążących interpretacji przepisów prawa, organy podatkowe nie zajmują stanowiska co do wystarczalności przedmiotowych zabezpieczeń, argumentując brakiem specjalistycznej wiedzy w tym zakresie. Regulacje ustawowe zawierają również wymogi w zakresie przechowywania faktur. Podstawowym warunkiem jest, podobnie jak w przypadku przesyłania faktur, gwarancja autentyczności pochodzenia i integralność ich treści. Dodatkowo sposób przechowywania faktur powinien zapewniać czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie oraz powinien umożliwiać bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organom podatkowym. Faktury VAT spełniające wymagania określone w przepisach podatkowych mogą być przesyłane w formie elektronicznej i tym samym dają prawo do odliczenia podatku naliczonego z nich wynikającego po stronie nabywcy. Dlatego też godne rozważenia jest wprowadzenie elektronicznych procedur fakturowania w celu zminimalizowania nakładu administracyjnego oraz redukcji kosztów związanych z wysyłką faktur – w szczególności kosztów druku oraz kosztów opłat pocztowych. Aby zapewnić przy tym zgodność stosowanych rozwiązań z wymogami ustawodawstwa podatkowego, warto zadbać o pisemne potwierdzenie ze strony specjalistycznego podmiotu, iż stosowane środki zabezpieczeń gwarantują autentyczność pochodzenia oraz integralność faktury VAT zarówno przy ich przesyłaniu, jak i przechowywaniu.

statuetka-luksusowa-marka-roku-poswiata