PL|EN|RU|UA

Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy - Czy prawo wspólnika wglądu do dokumentów i ksiąg spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlega ograniczeniom?

Przejmowanie udziałów między konkurencyjnymi spółkami z ograniczoną odpowiedzialnością coraz częściej staje się areną walk potencjalnych wspólników. Związane jest to z faktem, że nabycie przez wspólnika udziału w spółce skutkuje uzyskaniem przez niego określonych uprawnień. Dotyczy to w szczególności prawa do swobodnego dostępu do niejednokrotnie bardzo wrażliwych danych dotyczących działalności samej spółki. Wobec tego istnieje ryzyko, że po uzyskaniu przez wspólnika informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa może ona zostać wykorzystana w sposób sprzeczny z interesem spółki.
Czy istnieje zatem możliwość ograniczenia prawa wglądu nowemu wspólnikowi we wrażliwe dane i dokumentacje spółki?
Odnosząc się do powyższego w pierwszej kolejności należy wskazać, że zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych każdemu wspólnikowi przysługuje indywidualne uprawnienie kontrolne w stosunku do spółki. Bez znaczenia przy tym jest ilość i wartość posiadanych przez niego udziałów w jej kapitale zakładowym. W konsekwencji takie uprawnienie dotyczy zarówno wspólników mniejszościowych, jak i wspólników większościowych.
Wspólnik może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu. Oznacza to, że przez czynności kontrolne należy rozumieć uprawnienie do badania działania spółki w kontekście jej zgodności z prawem, aktem założycielskim oraz w przedmiocie gospodarności i polityki zarządu. Istotne jest, że prawo kontroli nie jest tożsame z uprawnieniem do ingerencji w jej tj. decyzji strategicznych podejmowanych przez zarząd.
Uprawnienie kontrolne może być wykonywane wspólnie z upoważnioną przez wspólnika osobą. Z reguły są to osoby posiadające specjalistyczną wiedzę z danej dziedziny np. księgowi, biegli rewidenci, prawnicy itp. Wynika to z faktu, że często wspólnik nie jest w stanie samodzielnie dokonać prawidłowej oceny udostępnionych mu dokumentów lub otrzymanych wyjaśnień od zarządu i musi uzyskać dodatkowe informacje od osób trzecich.
Zakres kontroli jest jednak w pewien sposób ograniczony. Kodeks spółek handlowych wyposaża spółkę w instrumenty, które umożliwiają jej odmowę lub ograniczenie przedmiotowego prawa wspólnikowi. Przejawia się to tym, że Zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi jej znaczną szkodę. Zatem taka odmowa musi zostać oparta na przeświadczeniu, iż w świetle zaistniałych okoliczności faktycznych wspólnik wykorzysta dokumenty lub wyjaśnienia w celach sprzecznych z interesem spółki wskutek czego wyrządzi spółce szkodę. Oczywiście nie dotyczy to drobnej szkody, ale szkody mającej znaczny wymiar dla spółki. Co więcej uzasadniona obawa powinna opierać się na okolicznościach faktycznych, prawnych oraz wiedzy na temat pewnych faktów, które mogą stanowić podstawę takiej uzasadnionej obawy. Nie może być ona wynikiem abstrakcyjnych przekonań i poglądów zarządu. Niedopuszczalne jest przy tym, aby zarząd pomimo braku zaistnienia powyższych przesłanek w inny sposób próbował utrudnić wspólnikowi wykonanie prawa kontroli np. poprzez udostępnienie wyłącznie części dokumentacji spółki, żądania wygórowanych opłat za wykonanie kserokopii dokumentów itp. W przypadku bezzasadnej odmowy zarząd naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec wspólnika na zasadach ogólnych.
Jedną z kluczowych podstaw takiej odmowy może być obawa wykorzystania uzyskanej przez wspólnika informacji w prowadzonej przez niego działalności konkurencyjnej wobec spółki lub przekazanie takiej informacji podmiotowi konkurencyjnemu.
Istotne jest, że wspólnikowi, któremu odmówiono skorzystania z prawa kontroli, przysługuje prawo zwrócenia się do zarządu z wnioskiem, aby to pozostali wspólnicy podjęli decyzję – w formie uchwały – co do jej zasadności. Taka uchwała powinna zostać podjęta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania.
W przypadku negatywnej decyzji zgromadzenia wspólników w tym przedmiocie, wspólnik może zwrócić się następnie do sądu rejestrowego z wnioskiem o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów lub ksiąg spółki. Taki wniosek dotyczy także sytuacji, gdy uchwała wspólników będzie po myśli żądającego wspólnika, ale zarząd jej nie zrealizuje. Podkreślić trzeba, iż prawo wystąpienia do sądu rejestrowego może zostać zrealizowane wyłączenie po wyczerpaniu powyższego trybu, a zatem w pierwszej kolejności po zwróceniu się do zarządu, a w dalszej do podjęciu decyzji przez walne zgromadzenie. Wniosek do sądu rejestrowego należy złożyć w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale, a w przypadku jej niepodjęcia przez zgromadzenie wspólników, od upływu terminu, w którym taką uchwałę należało podjąć.
Powyższe pokazuje, że przepisy Kodeksu spółek handlowych wyposażają spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w odpowiednie instrumenty prawne, które umożliwiają ograniczenie dostępu do jej dokumentów nielojalnym lub kontrowersyjnie współpracującym wspólnikom. Oczywiście możliwość ich zastosowania uwarunkowana jest od zaistnienia obiektywnych przesłanek dotyczących danego wspólnika i nie może być wynikiem arbitralnych decyzji ze strony zarządu.

Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037)
Autor: Marcin Paczewski, radca prawny Kancelaria Chałas i Wspólnicy

statuetka-luksusowa-marka-roku-poswiata